Brakowanie dokumentacji jest bardzo ważną czynnością w archiwum zakładowym
Brakowanie i niszczenie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych nadzorowanych i nienadzorowanych może odbywać się wyłącznie na podstawie zgody dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego.
Jednostki organizacyjne stanowiące własność prywatną jak spółki (z wyłączeniem jednoosobowych spółek skarbu państwa oraz spółek prawa handlowego których właścicielem są organy samorządu terytorialnego), stowarzyszenia, organizacje społeczne, spółdzielnie itp. mogą występować do archiwum państwowego o wydanie opinii dotyczącej brakowania.
Brakowanie powinno być przeprowadzane systematycznie raz w roku, a w przypadku małych archiwów czy składnic w miarę potrzeb np. raz na trzy lata.
Personel archiwum zakładowego czy składnicy akt zobowiązany jest dokonać przeglądu dokumentacji efektem którego jest:
1.wyłączenie materiałów archiwalnych kategorii „A” podlegających przekazaniu do archiwum państwowego;
2.wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął;
3.wyłączenie dokumentacji podlegającej ekspertyzie kategorii „BE”.
Przeglądu i wydzielenia dokumentacji, dokonuje na wniosek pracownika danego archiwum lub składnicy akt, komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej.
W skład komisji wchodzą:
1.pracownik archiwum lub składnicy akt;
2.bezpośredni przełożony pracownika archiwum lub składnicy akt;
3.przedstawiciel komórki organizacyjnej, której akta podlegają brakowaniu lub przekazaniu do archiwów państwowych.
Do zadań komisji należy:
1.wytypowanie materiałów archiwalnych kategorii „A” do przekazania do archiwum państwowego;
2.wytypowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”, której okres przechowywania upłynął do zniszczenia, względnie ustalenia innego okresu przechowywania;
3.sporządzania protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oraz spisu tych akt.
Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do materiałów archiwalnych kategorii ”A” w wykazie akt, może natomiast przekwalifikować w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym dokumentację niearchiwalną kategorii „B” do kategorii „A” oraz zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”.
Ze swoich prac komisja sporządza wg obowiązujących wzorów formularzy Protokół oceny dokumentacji oraz spis dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia i dokumenty te przedkłada kierownikowi danej jednostki organizacyjnej lub osobie przez niego upoważnionej, w celu uzyskania akceptacji.
Kierownik jednostki zleca przygotowanie wniosku o wydanie zgody na wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, załącza do niego po dwa egzemplarze protokółu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, i kieruje do właściwego archiwum państwowego
Dokumentację przeznaczoną do wybrakowania, należy wydzielić i przechowywać w kolejności ustalonej w sporządzonym spisie, do czasu otrzymania zgody archiwum państwowego na jej zniszczenie.
Właściwe terytorialnie archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną wybrakowanej dokumentacji, zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania. Od decyzji właściwego archiwum państwowego służy prawo odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Właściwe terytorialnie archiwum państwowe wydaje w dwóch egzemplarzach zgodę na wybrakowanie dokumentacji. Jeden egzemplarz pozostaje w archiwum zakładowym lub składnicy akt, przy spisie wybrakowanej dokumentacji, drugi przeznaczony jest dla instytucji dokonującej niszczenia akt.
Po otrzymaniu zgody właściwego archiwum państwowego akta należy przygotować do zniszczenia uniemożliwiając przede wszystkim dostęp osób trzecich do informacji zawartych w dokumentach. Akta zawierające dane osobowe czy ważne informacje dot. instytucji powinny, przed przekazaniem ich do ww. skupu, zostać zniszczone (np. zniszczarką) Personel archiwów zakładowych lub składnic akt, po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego i wybrakowaniu akt dokonuje adnotacji w spisach zdawczo – odbiorczych o zniszczeniu tej dokumentacji.
Źródło: http://www.przemysl.ap.gov.pl
