Jak prawidłowo przygotować się do wdrożenia systemu "Archiwum zakładowe" firmy ARISCO?
Istotą wdrożenia systemu komputerowego jest przede wszystkim odpowiedzenie sobie na pytanie, dla jakich celów system ma być wdrożony oraz jakie chcemy uzyskać korzyści z jego pracy. Jak pokazuje codzienne życie, los dokumentacji wytwarzanej przez daną jednostką jest procesem bardzo złożonym, jednakże miejsce docelowe do jakiego dokumentacja trafia traktowane jest jak zło konieczne. Powoływane do życia komórki organizacyjne szumnie nazywane „Archiwum zakładowym”, często okazują się zwykłym magazynem, sukcesywnie zarzucanym kolejnymi partiami dokumentów. W przypadku konieczności odnalezienia składowanych dokumentów, dotarcie do szukanej teczki wręcz graniczy z cudem. Warto w tym miejscu uświadomić sobie, iż sam zakup systemu Archiwum nie będzie wiązał się z poprawą jakości pracy z dokumentacją. Każdy system, w którym docelowo będzie tworzona baza danych, wymaga również gruntownego przebudowania archiwów zakładowych z funkcji magazynu na komórkę organizacyjną w pełni odpowiedzialną za jakość i stan przechowywanych dokumentów. Wartość tworzonego archiwum kreują osoby docelowo z nim związane, z tego też względu powinny być one merytorycznie przygotowane do swojej pracy. W przypadku, kiedy nie ma możliwości skorzystania z dyplomowanych archiwistów, należy osoby zajmujące się archiwum przeszkolić przynajmniej na podstawowym poziomie archiwistycznym. Tylko osoby z przygotowaną wiedzą merytoryczną zagwarantują nam stworzenie archiwum zakładowego opartego o obowiązujące przepisy prawne w zakresie postępowania z dokumentacją archiwalną.
Prawidłowy proces tworzenia archiwum zakładowego powinien przebiegać wg poniższego schematu:
powołanie do życia komórki organizacyjnej „Archiwum Zakładowe”,
wydzielenie pomieszczenia do składowania, o wymiarach docelowo zgodnych z ilością przechowywanych dokumentów,
podział archiwum na regały i półki, na których docelowo składowana będzie dokumentacja,
ponumerowanie regałów oraz półek zgodnie z przyjętą merytoryką,
zapewnienie odpowiedniej wilgotności powietrza, poprzez zastosowanie specjalistycznych urządzeń,
powołanie osoby lub grupy osób merytorycznie odpowiedzialnych za zarządzanie archiwum.
Prawidłowe wdrożenie systemu Archiwum firmy ARISCO wymaga ze strony Klienta końcowego odpowiedniego przygotowania organizacyjnego zgodnego z poniższą procedurą:
przeprowadzenie audytu wewnętrznego - przygotowanie specyfikacji obiegu dokumentów wynikającej z kultury środowiska pracy w danej jednostce.
Głównym celem audytu jest nakreślenie schematu obiegu dokumentów, od momentu ich powstania, aż do przekazania do archiwum zakładowego. W zależności od stopnia rozbudowania struktury organizacyjnej jednostki, należy zastanowić się nad możliwościami wdrożenia systemu Archiwum na poziomie wszystkich komórek organizacyjnych merytorycznie odpowiedzialnych za wytwarzaną dokumentację. System Archiwum daje możliwość rejestracji dokumentacji bieżącej, którą z czasem staje się dokumentacją archiwalną i wówczas przekazywana jest do archiwum zakładowego. Zaletą budowania bazy danych dokumentacji bieżącej jest fakt, iż w momencie jej przekazywania do archiwum, dana dokumentacja widnieje w bazie danych. Jedynie zmiana statusu z bieżącej na archiwalną pozostaje jedynym krokiem kończącym bieżący obieg dokumentów. Zgodnie z instrukcją kancelaryjno-archiwistyczną proces przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego, wiąże się z tworzeniem spisów zdawczo-odbiorczych przez komórki. W przypadku działania systemu Archiwum w wersji sieciowej, tworzenie spisów mogłoby się odbywać w formie elektronicznej przez użytkowników przypisanych do danej komórki. Samo przekazanie dokumentów odbywałoby się zgodnie z dotychczasową procedurą, z tą różnicą iż przekazywana dokumentacja byłaby już zarejestrowana w bazie danych. Dostęp do zasobów bazy danych systemu Archiwum uzależniony byłby od ilości użytkowników oraz indywidualnie nadanych uprawnień do pracy z systemem. Zastosowane procedury bezpieczeństwa w pełni gwarantowałyby ochronę danych.
przygotowanie grupy dokumentów związanych z zarządzaniem dokumentacją archiwalną opartą o instrukcję kancelaryjno-archiwistyczną.
Praca w systemie Archiwum oparta jest o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, dlatego też zaimplementowanie takiego dokumentu do bazy danych stanowi jedną z najważniejszych operacji. Dzięki zaimplementowanemu modułowi importu danych, istnieje możliwość zaimportowania RWA przygotowanego w formie elektronicznej jako dokument arkusza kalkulacyjnego zapisanego w formacie dbf. System zapewnia możliwość importu kilku RWA, w zależności od przedziału czasowego dla jakiego będzie prowadzona ewidencja dokumentów w systemie.
W przypadku kiedy Jednostka nie posiada JRWA, należałoby przed wdrożeniem systemu Archiwum opracować taki dokument.
Kolejny istotny dokument, niezbędny do prawidłowej pracy na systemie Archiwum stanowi struktura organizacyjna jednostki, rozpisana w postaci drzewa. Strukturę organizacyjną można budować z podziałem na okresy czasowe na jakie dana struktura była powoływana.
powołanie zespołu osób merytorycznie odpowiedzialnych za prowadzenie archiwum zakładowego.
Wdrożenie systemu Archiwum wymaga powołania zespołu osób docelowo obsługujących bazę danych. Zespół powinien nadzorować archiwista lub osoba przeszkolona w zakresie zarządzania dokumentacją archiwalną. Każda z osób w przypadku pracy w sieci powinna otrzymać swój indywidualny klucz logowania wraz z określonymi prawami dostępu do bazy danych. Dodatkowo każda z osób powinna zostać przeszkolona z obsługi systemu na poziomie adekwatnym do uzyskanych uprawnień.
W przypadku wdrożenia modelu pracy sieciowej z wykorzystaniem rejestracji dokumentacji bieżącej, schemat pracy systemu powinien być w jasny i prosty sposób przedstawiony wszystkim komórkom organizacyjnym oraz powinna zostać na tą okoliczność opracowana procedura obiegu dokumentów z wykorzystaniem oprogramowania Archiwum.
