W okresie kampanii wyborczej szczególnego znaczenia nabiera problematyka związana z gromadzeniem, przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji partii politycznych.
W świetle Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dokumentacja partii i organizacji politycznych oraz organizacji społecznych stanowi ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny.

Dokumentacja ta nie może być przedmiotem obrotu, a w momencie zakończenia działalności partii wytworzone przez nią materiały archiwalne stają się, jako państwowy zasób archiwalny, własnością państwa. Należy je wówczas przekazać właściwej jednostce państwowej sieci archiwalnej, wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Materiały partii politycznych mogą stać się również własnością państwa na mocy decyzji niepaństwowych jednostek organizacyjnych lub zostać przekazane archiwum państwowemu w depozyt. Natomiast organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych zobowiązane są do ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego. Określają one ponadto zasady i tryb udostępniania tych materiałów.

W odniesieniu do organizacji społecznych, które szczegółowo określa Ustawa o Stowarzyszeniach, należy wyróżnić trzy grupy:
1. Organizacje silnie zakorzenione w polskiej tradycji narodowej i społecznej.
2. Organizacje powołane do gromadzenia dokumentacji historycznej.
3. Organizacje społeczne o niewypracowanej metodyce porządkowania dokumentacji.

Do grupy pierwszej należą takie organizacje jak Polski Związek Działkowców, Polskie Towarzystwo Turystyczno-Krajoznawcze, Związek Inwalidów Wojennych, Liga Obrony Kraju, Związek Nauczycielstwa Polskiego, Komisja Krajowa NSZZ „Solidarność” oraz Związek Kombatantów RP i byłych Więźniów Politycznych. Wymienione organizacje były w większości nadzorowane przez archiwa państwowe i wypracowały w oparciu o posiadane przepisy kancelaryjno-archiwalne podstawowe metody opracowania dokumentacji na poziomie archiwum zakładowego.

Grupa druga obejmuje przeważnie fundacje. Należy do niej zaliczyć Archiwum Polski Podziemnej, Ośrodek Karta, Archiwum i Muzeum Pomorskie Armii Krajowej, Archiwum Dokumentacji Historycznej PRL oraz Komisję Historii Kobiet w Walce o Niepodległość. W części wymienionych fundacji zmierza się do wypracowania własnych, wewnętrznych zasad opracowywania dokumentacji, które zmierzają do całościowego ujęcia materiału informacyjnego, i zarejestrowaniu go w różnych kartotekach i indeksach. Dzięki mającej współcześnie miejsce informatyzacji zadanie to jest nieco mniej pracochłonne. Druga część fundacji kieruje się ogólnie przyjętymi w archiwistyce zasadami archiwalnego opracowania, stosowanymi głównie w archiwach państwowych, a odnoszącymi się przede wszystkim do zespołów otwartych.
Do grupy trzeciej należą organizacje, które nie posiadają wypracowanych zasad opracowywania wytworzonej dokumentacji, gdzie zachowywana jest jedynie kancelaryjna postać teczek aktowych. Akta tutaj nie są opracowywane ani brakowane.

Należy stwierdzić, że organizacje społeczne stosują wysoce zróżnicowane metody opracowania zasobu archiwalnego. W związku z tym oczekują one od archiwów państwowych lub Stowarzyszenia Archiwistów Polskich współpracy w zakresie opracowania modelowych przepisów kancelaryjno-archiwalnych dla poszczególnych grup stowarzyszeń, wypracowania kryteriów wartościowania dokumentacji własnej i zgromadzonej oraz stworzenia systemu kontaktów roboczych umożliwiających rozwiązywanie bieżących problemów metodycznych.

W obliczu coraz powszechniejszego zastosowania archiwistyki cyfrowej również w tym przypadku wypracowanie jednolitych standardów wydaje się być koniecznością.

Źródła:
Horst Władysław, Problemy archiwów organizacji politycznych, społecznych i zawodowych. Zasady gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania zbiorów, Archiwista Polski, Nr I (45), wyd. SAP, Bydgoszcz 2007, ss. 33-36.