Akta osobowe i płacowe zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej (kat. B50), co oznacza że przechowywane są przez okres pięćdziesięciu lat od ustania stosunku pracy. Na ich podstawie wystawia się świadectwa pracy oraz poświadczenia wynagrodzenia otrzymywanego z tytułu wykonywanej pracy, niezbędne pracownikowi do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS-sie.

W tym miejscu należy wspomnieć, iż do czasu wejścia w życie Ustawy z 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, & 45) przedłużających okres przechowywania dokumentacji płacowej, obowiązywał dla tej dokumentacji dwunastoletni okres przechowywania.

Każdy zakład pracy zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji niezbędnej do ustalenia wymiaru emerytury pracownika. W przypadku zaś jego likwidacji, jeżeli zakład pracy był jednostką państwową, należy zwrócić się do jego sukcesora, który powinien przejąć dokumentację swojego poprzednika. Sukcesorem może być zarówno przedsiębiorstwo państwowe, które powstało w wyniku zmian organizacyjnych, jak i spółka prawa cywilnego lub handlowego powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego. W razie braku sukcesora należy zwrócić się do organu założycielskiego lub nadrzędnego, którym zazwyczaj jest wojewoda lub minister.

Natomiast w przypadku spółdzielni pracy, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z 4 kwietnia 1995 r. w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych (Dz. U. Nr 47, poz. 248), likwidator przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął, związkowi rewizyjnemu, w którym zrzeszona była spółdzielnia, a jeśli związku takiego nie ma lub uległ likwidacji, Krajowej Radzie Spółdzielczej. Dokumentacja taka może zostać przekazana na przechowanie wskazanej przez Krajową Radę Spółdzielczą spółdzielni albo organizacji spółdzielczej, bądź też Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich.

Likwidator danej jednostki organizacyjnej lub syndyk masy upadłościowej informuje o miejscu przechowywania jej dokumentacji właściwy miejscowo Sąd Rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz Urząd Skarbowy.

Nieocenioną pomocą przy poszukiwaniach dokumentacji służy baza danych prowadzona przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, do której dostęp jest nieograniczony i nieodpłatny. Informacji o miejscu przechowywania dokumentacji udziela także Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej, Oddział Informacji i Udostępniania, 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skrytka pocztowa 164, tel. (0-22) 724-78-72, fax (0-22) 724-82-61 wewn. 400, adres internetowy: http://www.milanowek.ap.gov.pl.

W tym miejscu należy jeszcze wspomnieć, iż obecnie obowiązujące przepisy zawarte są w zbiorze opracowanym przez Jerzego Górala "Archiwa. Przepisy prawne", który nabyć można w NOT-cie. Natomiast przepisy z lat 60-tych i 70-tych znaleźć można w zbiorze opracowanym przez K. Radczuka "Dokumentacja w zakładzie pracy. Stan prawny na dzień 31 grudnia 1973 r.". Dodać trzeba że wiele z zawartych w wymienionych opracowaniach przepisów prawnych znaleźć można również w Internetowym Systemie Aktów Prawnych pod adresem http://isip.sejm.gov.pl/prawo/index.html.

Źródło: Dokumentacja pracownicza na www.archiwa.gov.pl