Państwową, powszechną i jednolitą w całym kraju świecką rejestrację stanu cywilnego wprowadzono dekretem z 25 września 1945 r. Usankcjonował on powstanie nowych organów administracji państwowej, które tworzą księgi stanu cywilnego i przechowują je przez 100 lat, po czym trafiają one do archiwów państwowych.
Współcześnie sprawy związane z rejestracją stanu cywilnego reguluje Ustawa z 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. W świetle przepisów cyt. Ustawy rejestracji dokonuje się w księgach stanu cywilnego w formie aktów, które prowadzi się w urzędach stanu cywilnego będących częścią urzędu gminy. Natomiast gmina stanowi okręg urzędu stanu cywilnego, jednak wojewoda może zdecydować o utworzeniu jednego USC właściwego dla kilku okręgów lub o utworzeniu kilku USC w obszarze jednej gminy.
O zasadach sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego ogólnie mówią przepisy rozdz. 3 cyt. Ustawy. Natomiast szczegółowo zasady sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 26 października 1998 r. W myśl przepisów Rozp. księgi stanu cywilnego przechowuje się w archiwum USC mieszczącym się w pomieszczeniu zapewniającym należyte ich zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich. W związku z tym pomieszczenie archiwum USC powinno być wyposażone w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy oraz w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza. W razie potrzeby księgi stanu cywilnego poddaje się konserwacji.
Za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego odpowiedzialny jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta, bądź też kierownik USC. Natomiast osobą uprawnioną do sprawowania kontroli prawidłowości sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, należytego ich zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich jest wojewoda.
W świetle przepisów tego samego Rozp. księgi stanu cywilnego z obszaru, który na mocy umowy z 16 sierpnia 1945 r. o polsko-radzieckiej granicy państwowej pozostał w granicach ZSSR przechowuje USC właściwy dla miasta stołecznego Warszawy – Oddział Śródmieście, po czym przekazuje się je do Archiwum Głównego Akt Dawnych. Akty stanu cywilnego odtworzone w postępowaniu sądowym w okresie od 28 października 1947 r. do 30 kwietnia 1952 r. przechowuje USC właściwy dla dzielnicy Łódź – Śródmieście, zaś odtworzone w okresie od 1 maja 1952 r. do 30 września 1954 r. przechowuje USC właściwy dla ówczesnych miast wojewódzkich.
Kierownik USC przekazuje właściwemu archiwum państwowemu księgi stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi, co szczegółowo określają odrębne przepisy.
Na zakończenie wypada wspomnieć, że nierzadko mamy do czynienia z sytuacją, w której kierownik USC odmawia nam wydania odpisów z akt stanu cywilnego celem przedstawienia ich w sądzie zasłaniając się przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych. Tymczasem takie postępowanie jest bezprawne, co zostało usankcjonowane przepisami art. 83 Ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.
Źródło: Ustawa z 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, Rozp. Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów
