Przy wyborze metody gromadzenia i ewidencji dokumentacji teatralnej należy uwzględnić zarówno zapewnienie sprawnego dostępu do teatraliów, jak i tworzenie jednolitych grup aktowych pozwalających na łatwy przegląd zgromadzonego zasobu. Niewątpliwie pomocne tutaj będą przepisy i normatywy, jednak specyfika dokumentacji teatralnej wymusza zastosowanie najbardziej właściwej w konkretnym przypadku formuły. Wydaje się, że najlepszą metodą będzie tutaj spis premier, których kolejny numer jest zarazem sygnaturą poszczególnych rodzajów dokumentacji.

Metoda ta  daje się jednak zastosować wyłącznie w odniesieniu do akt tworzonych w momencie wystawienia premiery (afiszy, plakatów, programów, fotografii, nagrań video, projektów scenograficznych). Różnorodność  formatów tej dokumentacji pozwala na utworzenie z niej poszczególnych grup aktowych noszących sygnatury kolejnych premier. Dzięki temu w przypadku konieczności zebrania całości dokumentacji jednej z premier, wszystkie dokumenty w ramach poszczególnych grup aktowych znajdują się pod jedną sygnaturą. Dodatkowo utworzenie grup aktowych afiszy, plakatów, programów itp. w układzie chronologicznym pozwala na gromadzenie w jednym miejscu kompletu tworzonej od dziesięcioleci jednorodnej dokumentacji. Ponadto zbiór fotografii z premier można uporządkować w sposób pozwalający na wydzielenie archiwalnych egzemplarzy od dubletów służących jako fotografie reklamowe. Fotografie archiwalne zaś należy przechowywać w osobnym pomieszczeniu w metalowych szafkach. Przedstawiony tutaj podział zapobiega rozproszeniu zbioru w przyszłości.

W trakcie prac ewidencyjnych poszczególnych grup rzeczowych akt sporządza się Spis zasobu archiwalnego. Poszczególne grupy aktowe przechowuje się chronologicznie w dużych tekturowych pudełkach i teczkach, co chroni akta przed zniszczeniem. Natomiast odpowiedni ich opis pozwala na szybki do nich dostęp.

Należy jeszcze wspomnieć o aktach stanowiących spuściznę po artystach i osobach zasłużonych dla Teatru, które stanowią nieoceniony materiał do opracowań biograficznych.

Źródło: Boniecki Tadeusz, Aktualne problemy archiwistyki teatralnej na przykładzie doświadczeń Archiwum Artystycznego Teatru Wielkiego w Poznanu, 01-09-2000