Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z kolejnym artykułem na stronach serwisu. Autorem - jak w przypadku pierwszego artykułu - jest Arkadiusz Zając, magister historii Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu o specjalizacji archiwistyka. Ponadto mają Państwo możliwość podyskutować z autorem artykułu na forum serwisu

Archiwum zakładowe jako najstarsza forma archiwum ulokowanego bezpośrednio przy właścicielu, już od czasów średniowiecza było miejscem przechowywania i zabezpieczania dowodów własności dóbr materialnych oraz tytułów możnowładcy. Ważne dokumenty zazwyczaj były przechowywane w jednej skrzyni, którą właściciel zabierał często z sobą w dalekie i niebezpieczne podróże. Dlatego też archiwum owo ograniczało się tylko do najważniejszych dokumentów, które były możnowładcy niezbędne w sprawowaniu władzy administracyjnej i publicznej. Jednak wraz z upływem czasu archiwum zakładowemu przybywało funkcji. Od osiemnastego wieku dokumenty tam przechowywane zaczęto bowiem postrzegać również jako źródło historyczne. Wówczas przestano także traktować przechowywane tam materiały jako wyłączną własność danej osoby.

Aby archiwum zakładowe mogło właściwie funkcjonować, konieczny jest szybki dostęp do przechowywanych tam akt, co jest nierozerwalnie związane z nadaniem im odpowiedniego, utrwalonego sygnaturami, układu. Niezbędna jest również odpowiednia ewidencja. Próby jej unowocześnienia sięgają także osiemnastego wieku. Obecnie archiwa zakładowe wyposażone są w znormalizowane formularze ewidencyjne, ich funkcjonowanie regulują instrukcje kancelaryjne i archiwalne, ostatnio zaś na rynku pojawiły się różne programy komputerowe do zarządzania narastającym zasobem. Stosunkowo nową, sięgającą dziewiętnastego wieku, funkcją archiwum zakładowego jest, poprzedzone staranną selekcją i odbywające się komisyjnie, brakowanie dokumentacji.

W tym miejscu z całą mocą podkreślić należy, iż współcześnie funkcja archiwum zakładowego przejmowania materiałów archiwalnych z komórek organizacyjnych wymaga przyjęcia postawy inicjującej. Tylko bowiem taka jego postawa gwarantuje przejęcie całości akt oraz wpływ na pracę kancelarii.

Kanon zadań archiwum zakładowego kształtował się na przestrzeni dziejów, obejmując pierwotnie jedynie przechowywanie i zabezpieczanie materiałów mających istotne znaczenie dla ich właściciela. Z biegiem czasu zaczął się on jednak poszerzać i współcześnie obejmuje, poza wymienioną funkcją, ewidencję, konserwację akt, brakowanie, następnie poprzedzone staranną selekcją, udostępnianie oraz przekazywanie materiałów kat. A do archiwum państwowego, a materiałów kat. B na makulaturę. Współcześnie do jego zadań należałoby włączyć nadzór nad kancelarią oraz jego funkcję informacyjną.

W związku z powyższym stwierdzić należy, iż każdy zakład pracy powinien posiadać jedno archiwum zakładowe pod jednym kierownictwem. Czasami jednak, ze względu na specyfikę wytwarzanej dokumentacji, w niektórych zakładach konieczne jest istnienie kilku oddzielnych archiwów, które mimo to powinny być tylko częściami jednego archiwum zakładowego.

Tymczasem w przypadku funkcjonowania w jednej jednostce organizacyjnej kilku archiwów dla poszczególnych rodzajów dokumentacji traktuje się je jako odrębne jednostki, zajmujące oddzielne miejsce w strukturze organizacyjnej, komu innemu podporządkowane i funkcjonujące na innych zasadach. A przecież mimo odrębnych zasad gromadzenia, przechowywania, ewidencji oraz funkcjonowania archiwum nieaktowego, jego rola i zadania są takie same jak w przypadku archiwum aktowego.

Nie ma zatem powodu, aby w jednej jednostce organizacyjnej funkcjonowało więcej niż jedno archiwum zakładowe podporządkowane bezpośrednio jej kierownictwu. Można je wówczas podzielić na oddziały, działy lub sekcje przechowujące poszczególne rodzaje dokumentacji. Możliwa jest również sytuacja, w której funkcjonuje jedno wspólne archiwum zakładowe dla kilku jednostek mających wspólną siedzibę, nie powiązanych strukturalnie.

Starałem się tutaj przybliżyć społeczności archiwalnej problematykę archiwum zakładowego jako miejsca przechowywania dokumentacji, rozwój jego funkcji na przestrzeni dziejów oraz jego obecną strukturę wewnętrzną. Ponieważ jednak zarówno funkcje jak i struktura wewnętrzna archiwum zakładowego mogą ulec zmianie w zależności od okoliczności, temat powyższy pozostaje w dalszym ciągu niewyczerpany.

Przy pisaniu powyższego tekstu korzystałem z artykułu H. Robótki "Model funkcjonalny współczesnego archiwum zakładowego".