Sposób prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja, szkoły ponadgimnazjalne i dotychczasowe szkoły ponadpodstawowe dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej określa Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 19 lutego 2002 r.
W myśl przepisów Rozporządzenia przedszkola prowadzą dla każdego swojego oddziału dziennik zajęć przedszkola, który stanowi dokumentację przebiegu pracy dydaktyczno-wychowawczej w danym roku szkolnym. Z kolei szkoły podstawowe i gimnazja prowadzą księgi ewidencji dzieci i młodzieży podlegającej obowiązkowi szkolnemu, zamieszkałej w obwodzie szkoły. Ponadto szkoły prowadzą księgę uczniów oraz odrębny dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku. Jednak wewnątrzszkolne ocenianie uczniów może być dokumentowane także w innym niż dziennik lekcyjny dokumencie, który został określony w statucie szkoły. Ponadto szkoła prowadzi dla każdego arkusz ocen oraz zakłada księgi arkuszy ocen. Natomiast specjalne ośrodki szkolno-wychowawcze, wychowawcze oraz placówki zapewniające opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania prowadzą księgę wychowanków oraz dla każdej grupy wychowanków dziennik zajęć wychowawczych prowadzonych w danym roku. Ponadto przedszkola, szkoły i placówki prowadzą dzienniki zajęć, które nie są ujmowane odpowiednio w dzienniku zajęć przedszkola, dzienniku lekcyjnym czy dzienniku zajęć wychowawczych. Dodatkowo przedszkola i szkoły organizujące zespołowe zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze prowadzą dla każdego zespołu uczniów i wychowanków dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych. W przypadku dzieci i młodzieży zakwalifikowanej do indywidualnego nauczania lub uczestnictwa w indywidualnych zajęciach rewalidacyjno-wychowawczych, przedszkole i szkoła prowadzą odrębnie dla każdego ucznia i wychowanka odpowiednio dziennik indywidualnego nauczania lub dziennik indywidualnych zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Rozporządzenie określa także procedurę postępowania na wypadek zniszczenia całości lub części dokumentacji wskutek klęsk żywiołowych lub innych zdarzeń losowych. W myśl jego przepisów dyrektor przedszkola, szkoły czy placówki ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, oraz za wydawanie dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją. Dodam jeszcze, że przykłady klasyfikacji dokumentacji placówek oświatowych dostępne są na stronie AP w Krakowie www.archiwum.krakow.pl. Na stronie tegoż archiwum dostępny jest także „Wzorcowy jednolity rzeczowy wykaz akt dla placówek oświatowych i szkół”.
Natomiast w świetle przepisów Rozp. Ministra Edukacji Narodowej z 30 VI 2007 r. szkoły mają obowiązek przechowywania przez 5 lat dokumentacji części ustnej egzaminu maturalnego, a w przypadku egzaminu dojrzałości dla absolwentów dotychczasowych ponadpodstawowych szkół średnich, w szczególności zaś pisemnych prac egzaminacyjnych i zestawów tematów egzaminacyjnych z części ustnej egzaminu, przez 2 lata. Z kolei Okręgowe Komisje Egzaminacyjne zobowiązane są przechowywać dokumentację części pisemnej egzaminu (arkusze egzaminacyjne, w tym karty odpowiedzi) przez okres 6 miesięcy. W przypadku dokumentacji przeprowadzanego w szkołach podstawowych sprawdzianu poziomu opanowania umiejętności oraz przeprowadzanego w gimnazjach egzaminu zastosowanie ma również 6-miesięczny czasokres przechowywania. W świetle przepisów cytowanego Rozp. dokumentację etapu pisemnego i etapu praktycznego egzaminu zawodowego przechowuje się przez 5 lat.
Na zakończenie wspomnę, że postępowanie z dokumentacją likwidowanych szkół reguluje przepis szczegółowy, a mianowicie Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty. W świetle przepisów art. 59 pkt. 3 Ustawy dokumentację zlikwidowanej szkoły publicznej przekazuje się organowi prowadzącemu szkołę, z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przekazuje się organowi sprawującemu nadzór pedagogiczny, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji.
Źródło: Rozp. Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, Rozp. Ministra Edukacji Narodowej z 30 VI 2007 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych, Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty
