W świetle art. 51a Ustawy z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej wymaga wpisu do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa.

Wpis do rejestru następuje na wniosek przedsiębiorcy, który powinien złożyć również oświadczenie o kompletności i zgodności z prawdą danych zawartych we wspomnianym wniosku.

Na podstawie informacji uzyskanych od marszałka województwa i przedsiębiorcy Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi rejestr przechowawców. Marszałek województwa zobowiązany jest wówczas poinformować go o każdej zmianie adresu przedsiębiorcy, zakresu jego działalności, wykreśleniu wpisu z ewidencji, oraz o jego likwidacji lub upadłości.
Przedsiębiorca natomiast przekazuje centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przejął w danym miesiącu, i okres, z którego ona pochodzi.
Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej należy prowadzić na podstawie regulaminu usług.

Przed uzyskaniem wpisu ocenie podlega zarówno baza magazynowa, jak i kwalifikacje pracowników.
W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Baza magazynowa powinna spełniać standardy techniczne w zakresie usytuowania budynków i pomieszczeń magazynowych , infrastruktury technicznej oraz wyposażenia, zawarte w Rozporządzeniu Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Czynności związane z gromadzeniem, ewidencjonowaniem, opracowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji osobowej i płacowej mogą wykonywać wyłącznie osoby posiadającej odpowiednie specjalistyczne wykształcenie. Kwestie z tym związane szczegółowo określa Rozporządzenie Ministra Kultury z 6 czerwca 2003 r. w sprawie rodzaju wykształcenia uznawanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców.

Przedsiębiorca powinien przejmować dokumentację na podstawie pisemnych cywilnoprawnych umów o przechowanie, powinna ona też przed przyjęciem zostać uporządkowana i zewidencjonowana, natomiast samo przekazanie powinno się odbyć w trybie ustalonym w regulaminie wewnętrznym (wskazany spis zdawczo-odbiorczy).

Dokumentacja powinna być przechowywana w odpowiednio oznakowanych opakowaniach jednostkowych i zbiorczych, przedsiębiorca zaś powinien prowadzić jej wykaz. W przypadku przetwarzania danych o przechowywanej dokumentacji w systemie informatycznym, należy zastosować sprzęt i oprogramowanie umożliwiające sprawne i szybkie wyszukiwanie danych.

Brakowanie może zostać przeprowadzone dopiero po upływie czasokresu przechowywania dokumentacji, natomiast w przypadku dokumentacji państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych konieczna jest dodatkowo zgoda właściwego miejscowo archiwum państwowego. Fakt zniszczenia wybrakowanej dokumentacji należy potwierdzić protokołem lub zaświadczeniem.

Przedsiębiorca ma obowiązek wywiesić w swojej siedzibie informację o godzinach przyjmowania interesantów oraz formie i sposobie udzielania informacji, wydawania kopii i odpisów z przechowywanej dokumentacji.

Podania interesantów powinny być rejestrowane w kolejności ich wpływu, przy czym rejestracji podlegają także wydawane kopie i odpisy. Wnioski o wydanie kopii lub sporządzenie odpisu powinny być realizowane niezwłocznie, najpóźniej jednak w ciągu miesiąca od daty wpływu wniosku.

Przedsiębiorca musi ustalić cennik usług i umieścić go w miejscu dostępnym dla interesantów. Wysokość pobieranych opłat nie może jednak przekroczyć kwot ustalonych Rozporządzeniem Ministra Kultury z 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania.

Należy jeszcze tutaj wspomnieć, iż w świetle art. 7 Ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych oznacza jakiekolwiek operacje wykonywane na tych danych, a więc zarówno ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, jak i usuwanie. Ustawa w art. 3 definiuje administratora danych, natomiast w art. 37 mówi, iż do przetwarzania danych mogą zostać dopuszczone wyłącznie osoby przez niego upoważnione.

Źródło: Dokumentacja pracownicza na www.archiwa.gov.pl