Obowiązek prowadzenia odrębnej dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy wynika z art. 149 k.p. Jednocześnie cytowany artykuł stanowi, że obowiązek jej prowadzenia nie dotyczy pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe.
Karta ewidencji czasu pracy została usankcjonowana również przepisami § 8 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Ewidencję czasu pracy należy prowadzić w formie papierowej, dopuszczalne jest także jej prowadzenie w formie elektronicznej za pomocą specjalistycznych programów, pod warunkiem jednak możliwości uzyskania jej komputerowego wydruku. Pracodawca bowiem ma obowiązek udostępnienia pracownikowi na żądanie ewidencji czasu pracy, jak również umożliwienia wglądu do niej organom kontrolnym przeprowadzającym kontrolę czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy może być tworzona na okresy miesięczne, pełne okresy rozliczeniowe oraz okresy roczne, w zależności od decyzji pracodawcy, który jednak musi ją, ze względu na konieczność comiesięcznego rozliczania czasu pracy w celu wyliczenia wynagrodzenia, wypełniać przynajmniej raz w miesiącu.
Pracodawca ma także obowiązek w przypadku złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, dołączyć go do karty ewidencji czasu pracy.
Na kartę ewidencji czasu pracy składają się informacje o godzinach przepracowanych w poszczególnych dobach, pełnionych dyżurach, urlopach wypoczynkowych, bezpłatnych i macierzyńskich, zwolnieniach od pracy oraz nieobecnościach usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.
Natomiast w przypadku, gdy pracodawca zatrudnia pracowników młodocianych, karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać przepracowany przez nich przy wykonywaniu prac wzbronionych czas. A zatem powinna z niej wynikać ilość przepracowanych przez pracownika godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym w ramach nominalnego czasu pracy oraz w godzinach nadliczbowych.
Karta ewidencji czasu pracy służy, obok imiennej karty przychodów oraz listy płac, do ustalania wynagrodzenia dla pracowników wynagradzanych stawką miesięczną lub godzinową. Jednak w przypadku osób zatrudnionych w systemie prowizyjnym, czasowo-prowizyjnym, akordowym itp. w celu udokumentowania należnego wynagrodzenia niezbędna jest również karta pracy, która powinna umożliwiać charakterystycznych dla danych grup zawodowych elementów zatrudnienia. I tak w karcie pracowników wynagradzanych w systemie akordowym można umieścić zapisy dotyczące ilości wyprodukowanych przez danego pracownika jednostek, czasu w jakim je wytworzył oraz kwoty wynagrodzenia jednostkowego przysługującego pracownikowi za wyprodukowaną jednostkę czy partię produktu. Natomiast w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w systemie prowizyjnym lub czasowo-prowizyjnym karta pracy powinna odzwierciedlać elementy mające decydujący wpływ na osiąganą prowizję.
Karta pracy w żaden sposób nie zastępuje karty ewidencji czasu pracy, stanowi bowiem wewnętrzny dokument umożliwiający naliczenie wynagrodzenia.
Natomiast w świetle art. 281 pkt 6 k.p. zaniechanie przez pracodawcę prowadzenia ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym zagrożonym karą grzywny w wyokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
Źródło: Kodeks pracy, Rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
