Zgodnie z ostatnią definicją Janiny Stankiewicz komunikowanie się oznacza dynamiczny, dwustronny proces przekazywania informacji, w formie symbolicznej przy wykorzystaniu odpowiednich kanałów informacyjnych, pomiędzy nadawcą a odbiorcą komunikatu.
Aby proces komunikacji zaistniał, konieczna jest wymiana komunikatu (informacji) pomiędzy nadawcą i odbiorcą. Jednak proces komunikacyjny w rzeczywistości jest bardziej skomplikowany, gdyż obok wymienionych elementów pojawia się jeszcze komunikator jako osoba pośrednicząca w przekazywaniu komunikatu, medium stanowiące kanał informacyjny oraz reakcje zwrotne, czyli konkretne działania wywołane za pomocą komunikatu.
Podstawą relacji pomiędzy dwiema komunikującymi się stronami jest ciągła wymiana ról pomiędzy nadawcą i odbiorcą, która odbywa się za pomocą takich środków jak komunikacja werbalna (słowo mówione i pisane), komunikacja niewerbalna (postawa nadawcy, gestykulacja, mimika, barwa i siła głosu, kontakt lub dystans fizyczny) oraz komunikacja symboliczna (ubiór nadawcy, otoczenie, sceneria, estetyka i architektura przestrzeni, biur i budynków, wygląd i wyposażenie pomieszczeń). Ta sama informacja może zostać różnie odebrana w zależności od miejsca i sposobu jej przekazania.
Innymi słowy, właściwa komunikacja interpersonalna oznacza proces polegający na wzajemnej wymianie informacji pomiędzy dwiema lub więcej osobami, gdzie każdy jest nadawcą i odbiorcą jednocześnie. Porozumiewanie między ludźmi odbywa się zazwyczaj kanałem słownym (komunikacja werbalna), który służy przede wszystkim przekazywaniu informacji, oraz kanałem pozasłownym (komunikacja niewerbalna), którym wyraża się głównie swoje postawy i stany emocjonalne. Trzeba tutaj powiedzieć, że 70% informacji odbieramy kanałem wzrokowym, 20-25% przypada na kanał czuciowy, a tylko 5-10% na kanał słuchowy. Inaczej mówiąc 55% informacji uzyskujemy poprzez wrażenia wizualne (mowa ciała, czyli mimika, gesty, wygląd), 37% odczytujemy z brzmienia i barwy głosu, a tylko 8% informacji uzyskujemy z treści wypowiedzi.
Dodam tutaj jeszcze, że zazwyczaj słuchająca nas osoba skupia swoją uwagę na początku i końcu wypowiedzi, dlatego tak ważne jest tzw. pierwsze wrażenie. Jeżeli pierwsze wrażenie będzie negatywne, i nasz rozmówca od razu na wstępie "przyprawi nam łatkę" osoby niesympatycznej, w dalszej części rozmowy będzie trudno odzyskać stracone punkty.
W przypadku braku dystansu czasowego i przestrzennego pomiędzy nadawcą a odbiorcą mówimy o komunikacji bezpośredniej i osobistej. Jako przykład tej formy komunikacji może posłużyć relacja pomiędzy pracownikiem archiwum zakładowego a kontrolującymi jego pracę archiwistami z archiwum państwowego. Dochodzi wówczas do bezpośredniego i osobistego kontaktu, wymiany poglądów i obserwacji przy użyciu środków werbalnych i niewerbalnych.
W archiwach zakładowych często mamy do czynienia także z komunikacją wprawdzie bezpośrednią, ale nieosobistą, która ma miejsce wówczas, gdy komunikujące się strony dzieli odległość. Przykładem tutaj mogą być rozmowy telefoniczne między personelem archiwum a użytkownikami, gdzie wprawdzie dochodzi do bezpośredniego kontaktu między nadawcą a odbiorcą, ale nie jest to relacja osobista. Nadawcy pozostają więc do dyspozycji jedynie środki werbalne oraz odpowiednia intonacja i modulacja głosu.
Natomiast w przypadku korespondencji tradycyjnej i e-mailowej, sprawozdań z działalności, broszur informacyjnych oraz stron internetowych mówimy o komunikacji pośredniej, która zakłada istnienie medium stanowiącego kanał informacyjny. Ta forma komunikacji występuje wówczas, gdy nadawca i odbiorca nie znajdują się w tym samym czasie i przestrzeni. W procesie komunikacji pośredniej wykorzystuje się również archiwalne pomoce informacyjne oraz publikacje dotyczące archiwum i jego zasobu. W tym miejscu należy podkreślić, że obecnie coraz większą wagę przywiązuje się do posiadania własnej strony internetowej, która stanowi wizytówkę archiwum, i bez której współcześnie trudno zaistnieć jakiejkolwiek instytucji.
Źródło: Jabłońska Marlena, Communico ergo sum. Czy potrzebna nam poprawna komunikacja w archiwum?, w: Archiwista Polski, Nr 2 (46), wyd. Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, Bydgoszcz 2007, ss. 93-104.
