Występujące w archiwach różnego rodzaju grzyby, bakterie i promieniowce, osłabiają, powodują przebarwienia i rozkładają papier, materiały fotograficzne, płótno, niektóre kleje, pergamin i skórę.
Pierwszym krokiem, który powinniśmy wykonać w przypadku zainfekowania zbiorów przez mikroorganizmy, jest sprawdzenie czy są one aktywne czy nieaktywne.

Wytwarzana przez grzyby świeża pleśń jest zazwyczaj wilgotna, śliska i rozmazuje się pod dotykiem. Natomiast nieaktywna pleśń jest sucha, proszkowata i można ją usunąć za pomocą miękkiej szczoteczki. Najlepiej jednak przeprowadzić w celu stwierdzenia aktywności i toksyczności mikroorganizmów badanie w laboratorium mikrobiologicznym.

W przypadku zainfekowania dużej części zbiorów należy natychmiast odizolować pomieszczenie, w którym się znajdują, i zasięgnąć porady mikrobiologa. Jeżeli zainfekowanych jest tylko kilka obiektów, należy je do momentu konserwacji przechowywać w suchym, wyłożonym papierem pudle, co uniemożliwi zarodnikom przemieszczanie się. Natomiast w żadnym wypadku nie można umieszczać zainfekowanych obiektów w plastykowych torbach.

Możliwe jest również przeniesienie zainfekowanych materiałów do czystego pomieszczenia o wilgotności względnej poniżej 45%, i pozostawienie do wyschnięcia. Jeżeli natomiast natychmiastowe suszenie jest niemożliwe lub też wiele obiektów jest mokrych, należy je po prostu zamrozić w chłodni, i sukcesywnie oczyszczać małymi partiami. W tym wypadku można także zastosować liofilizację.

W sytuacji, gdy atak mikroorganizmów jest niewielki, zainfekowane obiekty można wynieść na zewnątrz i oczyścić suchymi, miękkimi szczotkami i bawełnianymi szmatkami.

W celu usunięcia pleśni zaleca się używanie wyłącznie odkurzacza wyposażonego w filtr HEPA, który dokładnie ją usuwa nie roznosząc przy tym zarodników. Przysłonięcie ssawki odkurzacza gazą zapobiega wessaniu luźnych kawałków papieru.

Jeżeli wyniesienie zainfekowanych obiektów poza budynek archiwum jest niemożliwe, należy pracować przy wentylatorze, za pomocą którego zanieczyszczone powietrze będzie wywiewane przez otwarte okno, lub też pracować pod digestorium. Proces oczyszczania zainfekowanych obiektów należy przeprowadzać w odizolowanych pomieszczeniach. W sytuacji, gdy budynek wyposażony jest w centralny system wentylacji, należy zablokować otwory wentylacyjne pomiędzy poszczególnymi pomieszczeniami. Zużyte w procesie oczyszczania materiały pomocnicze należy wynieść z budynku archiwum w plastykowych, zaklejonych torbach.

W zainfekowanych pomieszczeniach półki i podłogi powinny zostać oczyszczone odkurzaczem z filtrem HEPA, a następnie przetarte środkiem dezynfekcyjnym (środkiem grzybobójczym zaleconym przez mikrobiologa lub pracownię konserwacji). Zanim oczyszczone materiały umieścimy na powrót w magazynie, musimy przez kilka tygodni uważnie je obserwować w celu stwierdzenia, czy poziom RH nie przekracza 55%.

Oczywiście w czasie pracy z zainfekowanymi obiektami musimy bezwzględnie używać jednorazowych rękawiczek, maseczek ochronnych oraz ubrania ochronnego.  

Przynajmniej raz na trzy lata należy przeprowadzać generalne oczyszczanie półek i archiwaliów. W żadnym razie nie należy też hodować roślin w magazynach archiwalnych lub ich pobliżu.  W przypadku piwnic i ścian znajdujących się poniżej poziomu gruntu należy zapewnić właściwą izolację wodną.

Źródło: Zasady postępowania z materiałami archiwalnymi. Ochrona zasobu archiwalnego, wyd. NDAP, Warszawa 2006