Z dniem 18 stycznia 2011 r. ogłoszono Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów  w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

W nowym rozporządzeniu określone zostały przepisy dotyczące Nowej Instrukcji Kancelaryjnej, Instrukcji Archiwalnej oraz nowych Jednolitych Rzeczowych Wykazów Akt dla urzędów gmin, powiatów, wojewódzkich i marszałkowskich. Powodem wprowadzenia Nowej Instrukcji Kancelaryjnej była Ustawa o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, z dnia 12 lutego 2010 r.

Zamierzeniem nowego normatywu jest uregulowanie spraw związanych z czynnościami kancelaryjnymi. Zmiany te wynikają po części z rozwoju technologii informatycznych. Stąd też w instrukcji znalazł się rozdział (rozdział 2), poświęcony czynnościom kancelaryjnym w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentami. Ta część Nowej Instrukcji Kancelaryjnej poświęcona jest, w głównej mierze czynnościom kancelaryjnym wykonywanych na dokumentach elektronicznych. W dotychczas obowiązujących instrukcjach postępowanie z dokumentami elektronicznymi praktycznie nie było regulowane.

Wraz z Nową Instrukcją Kancelaryjną wprowadzony został nowy Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dla każdej Jednostki Samorządu Terytorialnego oraz Wojewody. Wykazy te oparte są na jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe. Numeracja spraw jest z góry odmienna od obowiązujących do końca ubiegłego roku JRWA. Z pewnością przysporzy ona wielu problemów, co wymusi na pracownikach administracji na nowo uczenia się numerów poszczególnych haseł rzeczowych. Z pewnością wiele urzędów będzie musiało pomyśleć o specjalnych szkoleniach dla swojej kadry urzędniczej. Na rynku usług szkoleniowych nie ma specjalnie wielu firm, które oferowałyby szkolenia z w/w tematyki, dla przykładu szkolenia takie prowadzą: Phin Consulting sp. z o.o., fundacja Pro-Europa czy Archivist Business Partner.

Najbliższe miesiące pokażą w praktyce, jak urzędnicy dają sobie radę z ogarnięciem spraw regulowanych na podstawie Nowej Instrukcji Kancelaryjnej i nowych JRWA.