Obowiązkiem każdego pracodawcy jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy w momencie rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy. W świetle art. 97 § 1 k. p. wydanie świadectwa pracy przez pracodawcę musi nastąpić niezależnie od spełnienia jakichkolwiek warunków. W przypadku zaś, gdy wydanie świadectwa pracy nie jest możliwe w momencie ustania stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany do jego wydania w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy.
Wydanie świadectwa pracy jest usankcjonowane prawem i nie wymaga złożenia przez pracownika wniosku. Jedynym odstępstwem od tej reguły jest sytuacja, gdy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę z pracownikiem, dotychczasowy pracodawca nawiązuje z nim bezpośrednio kolejną umowę. Pracownik powinien wówczas zgłosić pracodawcy żądanie jego wydania najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie świadectwa pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej na piśmie w ostatnim dniu pracy. Pracodawca może także po ustaniu stosunku pracy przesłać pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej świadectwo pracy za pośrednictwem poczty lub w inny sposób, np. przez gońca czy firmę kurierską. W przypadku zaś, gdy pracownik nie powiadomił pracodawcy o zmianie adresu świadectwo pracy uznaje się za doręczone i przechowuje się w aktach osobowych pracownika z odpowiednią adnotacją.
Natomiast uchylanie się pracodawcy od wydania świadectwa pracy stanowi w myśl art. 282 pkt 3 wykroczenie i jest zagrożone karą grzywny. Ponadto w świetle art. 99 k. p. w przypadku powstania szkody spowodowanej nieterminowym lub niewłaściwym wystawieniem świadectwa pracy pracownikowi przysługuje roszczenie o jej naprawienie. A zatem nie wydanie świadectwa pracy może skutkować grzywną za wykroczenie lub żądaniem odszkodowania.
Pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia kopii świadectwa pracy i przechowywania jej w części C akt osobowych pracownika oraz do wydania w uzasadnionych przypadkach pracownikowi, osobie przez niego upoważnionej lub spadkobiercy zmarłego pracownika jej odpisu.
Również w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca musi wystawić świadectwo pracy, które następnie przechowuje się w aktach osobowych zmarłego pracownika. Jest ono wówczas wydawane na wniosek członka rodziny zmarłego pracownika lub innej osoby będącej jego spadkobiercą.
Źródło: Kodeks pracy, Rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.)
