Współcześnie nierzadko jeszcze mamy do czynienia z sytuacją, gdzie dana jednostka organizacyjna w ciągu swojej nieraz wieloletniej działalności zgromadziła ogromne ilości dokumentów dotychczas przechowywanych w często nawet niezabezpieczonych szafach, które należałoby obecnie zarchiwizować...
Wiele jednostek organizacyjnych korzysta w takiej sytuacji z usług firm zewnętrznych, które są w stanie przeszkolić personel oraz uporządkować wstępnie archiwum, co wprawdzie pozwala w początkowym okresie na pewne oszczędności, w dalszej perspektywie czasowej okazuje się jednak rozwiązaniem mało praktycznym. Aby bowiem archiwum zakładowe mogło właściwie funkcjonować konieczny jest szybki dostęp do przechowywanych tam akt oraz odpowiedni, utrwalony sygnaturami, układ. Firmy zewnętrzne niestety nie zawsze potrafią sprostać tym wyzwaniom.
W procesie podejmowania decyzji czas odgrywa niebagatelną rolę. Przedsiębiorcy codziennie spotykają się z koniecznością podjęcia szybkiej decyzji, do czego niezbędny im jest niejednokrotnie łatwy i bezkolizyjny dostęp do dokumentów. Jednak w przypadku archiwum zewnętrznego prowadzonego w ramach outsourcingu trzeba się liczyć z koniecznością płacenia rocznego lub miesięcznego abonamentu oraz fizycznymi ograniczeniami dostępu do dokumentów. Powoduje to, że przedsiębiorca w toku swojej działalności ponosi znacznie większe koszty aniżeli w przypadku posiadania własnego archiwum i jest narażony na straty w związku z utrudnionym dostępem do niezbędnych w procesie decyzyjnym dokumentów. Podkreślić należy, że współcześnie kanon zadań nowoczesnego archiwum zakładowego obejmuje już nie tylko przejmowanie akt z komórek organizacyjnych, ewidencję, przechowywanie, wstępną konserwację, poprzedzone selekcją brakowanie, udostępnianie oraz przekazywanie akt kat. A do archiwum państwowego a kat. B na makulaturę, ale także nadzór nad kancelarią i funkcję informacyjną. A bez posiadania odpowiednio ulokowanego w strukturze organizacyjnej i wyposażonego w adekwatne do swoich odpowiedzialnych zadań kompetencje własnego archiwum zakładowego wypełnienie tych wszystkich zadań jest niemożliwe.
Obecnie coraz częściej mamy do czynienia z archiwistyką cyfrową. Na rynku dostępnych jest duża ilość programów do zarządzania narastającym zasobem. W tym segmencie rynku moim zdaniem szczególnie godnym polecenia jest program do obsługi archiwum zakładowego łódzkiej firmy Arisco „Archiwum zakładowe”, który poza funkcjami standardowo oferowanymi przez tego typu oprogramowanie posiada również wiele innych, nawet nie wykorzystywanych na co dzień, funkcji oraz umożliwia pracę wielostanowiskową. Do jego niewątpliwych zalet zalicza się także stosunkowo niska jak na tego typu oprogramowanie cena, która jest uzależniona od ilości obsługiwanych stanowisk i ilości modułów i waha się w granicach 1 500-6 500 zł. Od listopada 2008 roku firma Arisco w ramach projektu arx2 rozpoczęła współpracę z toruńską firmą Archivist Business Partner, która oferuj usługi archiwistyczno-konsultingowe. Tym samym oferta nabrała kompleksowości.
W przypadku archiwów zakładowych przeprowadzanie jakiejkolwiek kalkulacji kosztów w sytuacji, gdy nie dysponuje się konkretnymi danymi, jest pozbawione większego sensu. Wielkość archiwum zakładowego powinna bowiem być proporcjonalna do jego zadań, wielkości narastającego zasobu, typu i rodzaju przechowywanej dokumentacji oraz jego struktury wewnętrznej. Dotyczy to w równym stopniu liczebności personelu archiwum, którą można ograniczyć jedynie w przypadku pełnego skomputeryzowania procesu zarządzania dokumentacją. Współcześnie jednak dostępne są w Internecie porównywarki cen, za pomocą których bez większych problemów można wyliczyć niezbędne w danym wypadku koszty. Dodam tylko, że obecnie najbardziej ekonomiczne są regały jezdne pozwalające na oszczędność miejsca w magazynie nawet rzędu 90%, a firmy oferujące wyposażenie archiwum z reguły proponują też jego rozplanowanie. Natomiast wzory formularzy ewidencyjnych archiwum zakładowego dostępne są na stronie Archiwum Państwowego w Krakowie www.archiwum.krakow.pl.
Reasumując, outsourcing tylko pozornie jest opłacalny, gdyż poza koniecznością płacenia stałego abonamentu, trzeba się liczyć z utrudnieniami w dostępie do dokumentów oraz znacznym wydłużeniem procesu decyzyjnego, co z kolei może narazić przedsiębiorcę na straty. Jednak w przypadku własnego archiwum, które jest niezbędnym ogniwem systemu zarządzania każdą jednostką organizacyjną i powinno podlegać bezpośrednio jej kierownikowi, ograniczenia te znikają, co pozwala na szybki zwrot kosztów poniesionych na jego organizację.
Źródło: Arkadiusz Zając, Model nowoczesnego archiwum zakładowego w świetle literatury archiwalnej, praca magisterska napisana pod kierunkiem prof. H. Robótki
