Archiwista jest odpowiedzialny za całokształt pracy archiwum zakładowego oraz zachowanie tajemnicy  państwowej i służbowej. Powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie i ukończony kurs archiwalny. W przypadku jego nieobecności może zastąpić go inny pracownik danej jednostki organizacyjnej, ale tylko w zakresie udostępniania akt.

Liczebność personelu archiwum zakładowego powinna umożliwiać właściwą obsługę przechowywanej dokumentacji i wykonywanie wszystkich jego odpowiedzialnych zadań i funkcji. Natomiast za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiada jego kierownik. Archiwiście przysługuje ubranie ochronne (fartuch, rękawiczki chirurgiczne lub bawełniane, maseczka z filtrem przeciwpyłowym itp.). W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie archiwum zakładowego następcy odbywa się protokolarnie.

Do obowiązków archiwisty zakładowego należy współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i właściwego nią zarządzania oraz odpowiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum, przejmowanie właściwie opracowanej dokumentacji spraw zakończonych na podstawie poprawnie sporządzonych spisów zdawczo-odbiorczych, przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej pełnej ewidencji, wycofywanie akt z ewidencji archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy, udostępnianie dokumentacji, przygotowanie do przekazania i przekazanie materiałów archiwalnych do właściwego miejscowo archiwum państwowego, inicjowanie brakowania dokumentacji  niearchiwalnej i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie po uzyskaniu zgody AP wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, jak również sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum.

Archiwista zakładowy powinien posiadać także znajomość obecnej i dawnej struktury organizacyjnej swojej jednostki, stosowanych systemów kancelaryjnych oraz przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Do jego obowiązków należy także stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych poprzez śledzenie zmieniających się przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz lekturę literatury archiwalnej i czasopism archiwalnych.

Obecnie dzięki zastosowaniu specjalistycznych programów do zarządzania narastającym zasobem praca archiwisty zakładowego stała się także nieco mniej żmudna.  

Źródło: www.archiwum.krakow.pl