Archiwizacja dokumentacji warunkiem efektywnego zarządzania instytucją

Podstawowym warunkiem ładu dokumentacyjnego w jednostce organizacyjnej jest ustalenie systemu obiegu dokumentów oraz systemu przechowywania i archiwowania dokumentacji. Instrukcje wewnętrzne ustalające ład dokumentacyjny (instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna) tworzy się na podstawie obowiązujących przepisów prawa, wymagań otoczenia instytucjonalnego oraz potrzeb biznesowych.

Ład dokumentacyjny określają przede wszystkim: ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia wykonawcze do ustawy, przepisy podatkowe, przepisy o rachunkowości, przepisy o ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych, o rentach i emeryturach, przepisy prawa pracy oraz inne przepisy.

Przepisy prawa archiwalnego dotyczą całej dokumentacji jednostki organizacyjnej, bez rozróżniania jej na dokumentacją jawną i dokumentację niejawną. Oznacza to, że zasady wydzielania, oceny i brakowania dokumentacji niejawnej są takie same, jak dla dokumentacji jawnej. Różnica polega jedynie na zasadach ochrony przed nieuprawnionym jej ujawnieniem.

Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentację dzieli się na dokumentację archiwalną i dokumentację niearchiwalną. Dokumentację archiwalną przechowuje się wieczyście i oznacza się symbolem „A” według kategorii archiwalnej dokumentacji.

Zgodnie z przepisami ustawy dokumentację archiwalną stanowią wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej Państwa Polskiego, jego organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i współcześnie.

Dokumentacja niearchiwalna ma jedynie czasową, praktyczną wartość dla jej wytwórcy i podlega brakowaniu po upływie obowiązujących okresów przechowywania. Dokumentację tą oznacza się symbolem „B” według kategorii archiwalnej dokumentacji uzupełnionym cyfrą arabską lub literą i cyfrą arabską, cyfra określa okres jej przechowywania.

Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, od 1 stycznia roku następnego, w którym została zakończona teczka akt spraw. Podział rodzajowy dokumentacji dotyczący poszczególnych spraw określa rzeczowy wykaz akt, który każda jednostka organizacyjna powinna opracować.

Nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem akt na kategorie w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych sprawują archiwa państwowe, w pozostałych jednostkach odpowiedzialność spoczywa na jej kierownikach.

Czas przechowywania akt jest zróżnicowany, np. akta osobowe i płacowe oraz dokumentację składek ubezpieczeniowych do celów emerytalnych i rentowych przechowuje się przez 50 lat (kategoria B50), dowody księgowe przez 5 lat (kategoria B5) według ustawy o rachunkowości, kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych i dokumentów korygujących składanych do ZUS przez 10 lat (kategoria B10) według ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej nieokreślony w przepisach prawnych ustala się na podstawie własnej oceny przydatności praktycznej biorąc pod uwagę potrzeby teraźniejsze i przyszłe jednostki organizacyjnej.

Źródło: http://www.ochronainformacji.pl