Archiwum Zakładowe Centrali PKP S.A. działa na podstawie:

Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14.07.1983 r. (Dz. U. Nr 38, poz. 173) z póź. zm. (Dz. U. Nr 97 z 2006 r., poz. 673 - tekst jednolity),

Regulaminu organizacyjnego Centrali PKP S.A.,

Instrukcji kancelaryjnej dla spółki "Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna" - A 1 i Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwów dla spółki "Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna" - A 2 oraz Rzeczowego Wykazu Akt dla spółki "Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna", zatwierdzonych w dniu 18.07.2003 r. przez Dyrektora Archiwum Akt Nowych w Warszawie i wprowadzonych Zarządzeniem Nr 76 Zarządu PKP S.A. z dnia 04 listopada 2003 r. uchwalonym Uchwałą Nr 903 Zarządu PKP S.A. z dnia 04 listopada 2003 r. z póź. zm. wprowadzoną przez Zarząd PKP S.A.

Ewidencję dokumentacji stanowią:

wykaz spisów zdawczo-odbiorczych,

spisy zdawczo-odbiorcze,

spisy zdawczo-odbiorcze akt osobowych,

spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie,

protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej,

protokół stwierdzający brak lub uszkodzenie wypożyczonego dokumentu,

spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.

Udostępnianie akt w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie par. 8 Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwów dla spółki "Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna" - A 2. o treści:

Dokumentacja, przechowywana w archiwum zakładowym, udostępniana jest do celów służbowych i naukowo-badawczych.

Korzystanie z dokumentacji do celów służbowych odbywa się na miejscu w archiwum zakładowym na podstawie zgody kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej, zgodę może wydać likwidator albo kierownik jednostki organizacyjnej będącej następcą prawnym. W przypadku braku następcy, zgodę wydaje Prezes Zarządu - Dyrektor Generalny lub inna upoważniona przez niego osoba.

Wypożyczanie dokumentacji dla celów służbowych poza jednostkę (komórkę) organizacyjną, w której funkcjonuje archiwum zakładowe, może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie zgody kierownika tej jednostki organizacyjnej lub upoważnionej przez niego osoby.

Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentów zastrzeżonych przez aktotwórcę, dokumentów uszkodzonych i ewidencji.

Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych wymaga każdorazowo zgody kierownika jednostki organizacyjnej, z której pochodzi dokumentacja (aktotwórcy lub następcy prawnego) i odbywa się stosownie do przepisów zawartych w:

ustawie z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11 poz. 95 z późniejszymi zmianami),

ustawie z dnia 12 stycznia 1984 roku "Prawo prasowe" (Dz. U. Nr 5 poz. 24 z późniejszymi zmianami),

ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926),

przepisach wewnętrznych PKP S.A.

Udostępnianie dokumentacji odbywa się w archiwum zakładowym, pod nadzorem pracownika archiwum zakładowego. Udostępniane są całe teczki aktowe, nie pojedyncze dokumenty.

Udostępnianie dokumentacji odbywa się na podstawie kart udostępniania akt (załącznik Nr 6 do Instrukcji). Przy zwrocie dokumentacji pracownik archiwum zakładowego sprawdza jej stan - także ilość kart - a fakt zwrócenia dokumentacji odnotowuje na karcie udostępniania.

Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnioną lub wypożyczoną dokumentację.

W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń udostępnionej dokumentacji, pracownik archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający dokumentację, jego bezpośredni przełożony i pracownik archiwum zakładowego. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce wypożyczonej dokumentacji, drugi przechowuje się w przeznaczonej na ten cel teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która dokumentację wypożyczyła, w celu wyjaśnienia sprawy.

W sprawach dotyczących archiwum PKP prosimy o kontakt:

Polskie Koleje Państwowe S.A.

Departament Zakupów i Administracji

Zamiejscowy Wydział Zasobu Archiwalnego w Sosnowcu

ul. Niepodległości 31

41-200  Sosnowiec

tel. 32 710 46 01 wew. 101

fax. 32 710 46 04

e-mail: archiwum.sosnowiec@pkp.pl

Źródło: pkpsa.pl