Sympozjum naukowe,  "Komputeryzacja i digitalizacja w archiwach", Olsztyn 27-28 października 2014 r.

Sympozjum zorganizowali: Instytut Pamięci Narodowej, Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie i Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu. Okoliczność była szczególna: uczczenie 80 urodzin profesora Bohdana Ryszewskiego, a dobór prelegentów i tematów wystąpień był ściśle skorelowany z tą okazją. 

Sympozjum, w zamyśle organizatorów, stanowiło też swego rodzaju podsumowanie dotychczasowych działań archiwów w dziedzinie komputeryzacji i informatyzacji, i nawiązywało do spotkań organizowanych w latach 90. XX w. na UMK. 

W pierwszej części obrad duże zainteresowanie wywołały wystąpienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych prof. W. Stępniaka (referat wprowadzający) oraz jego zastępcy dr A. Biernata („Komputeryzacja a digitalizacja w archiwach państwowych w Polsce”). Obaj przedstawili wyzwania, przed którymi stoją archiwa państwowe: przede wszystkim udział w rządowym programie „Sprawne Państwo 2020” oraz w „Programie Operacyjnym Polska Cyfrowa”, do którego zgłoszono dwa projekty: Cyfrowe Archiwa” (digitalizacja i udostępnianie zasobu online, rozbudowa systemu teleinformatycznego obejmującego wszystkie funkcje archiwów - na bazie ZoSIA) oraz Archiwum Dokumentacji Elektronicznej (przygotowanie rozwiązania, które pozwoli na przejmowanie i przechowywanie w archiwach państwowych dokumentacji elektronicznej). Podkreślano potrzebę zwiększenia stopnia udostępniania skanów, z czym wiąże się zwiększenie tempa digitalizacji, czego wymagają od archiwów także partnerzy projektów europejskich, np. APENET. Dyr. A. Biernat zapowiedział odejście od papierowych pomocy archiwalnych na rzecz cyfrowych, przy zachowaniu warunków ich bezpiecznego przechowywania. Wszystkie te zmiany należy rozpatrywać w kontekście nowego rodzaju użytkowników, którzy pojawili się ostatnio w archiwach: są często jednorazowi, nieznający struktury zasobu, mający inne nawyki i potrzeby informacyjne. Zwrócono też uwagę, że archiwa będą też musiały przygotować się do wdrożenia nowych rozwiązań, związanych z wchodzącą w życie w 2015 r. Dyrektywą europejską dotyczącą re-use. Dyr. A. Biernat przy okazji wyraził sceptycyzm co do możliwości i konieczności wprowadzania standardów opisu archiwalnego, bo doświadczenia dotychczasowe pokazują, że nieustandaryzowane dane z polskich archiwów są już publikowane w Internecie, a jako bardziej potrzebny wskazał natomiast wspólny punkt dostępu do danych. Wyzwaniami tymi będą zajmować się archiwiści cyfrowi, obejmujący tę część dziedziny archiwalnej, jaką jest archiwistyka cyfrowa (A. Biernat przywołał tu definicję W. Woźniaka). 

Z kolei dr P. Perzyna (IPN) w interesującym wystąpieniu omówił „Problemy terminologiczne wynikające z komputeryzacji archiwów”. Zauważył, że często bezrefleksyjnie posługujemy się slangiem informatycznym czy nowomową zamiast precyzyjnie definiować procesy zachodzące w archiwach. Zastanawiał się nad znaczeniem terminu „komputeryzacja” (wyposażenie archiwów w sprzęt komputerowy, tworzenie baz danych, posługiwanie się pocztą elektroniczną) i informatyzacja (zbadanie funkcji i potrzeb archiwów oraz zorganizowanie ich wypełniania poprzez system informatyczny) oraz czym ma być archiwum cyfrowe (elektroniczne?) i zasób cyfrowy, i czy digitalizacja oznacza to samo co cyfryzacja?

Następnie dr hab. Waldemar Chorążyczewski (prof. UMK) przedstawił „Koncepcje komputeryzacji archiwów polskich” i ich kolejne etapy: zespół „Informatyka i Archiwa” prof. S. Nawrockiego, program AZAK (1984), prace B. Ryszewskiego, przede wszystkim opracowanie „Problemy i metody badawcze archiwistyki” (1985), potem sympozja toruńskie i FOPAR. Podkreślił podstawową zasadę przyświecającą wszystkim pracom B. Ryszewskiego: właściwą komputeryzację musi poprzedzić analiza systemowa funkcji archiwów. 

Dr H. Wajs (AGAD) zaprezentował referat „Zastosowanie komputerów w Archiwum Głównym Akt Dawnych”, a dr A. Żeglińska (UWM) „Modele archiwalnych systemów informacyjnych w świetle zasady strukturalnej”. W tym ostatnim przypomniano zasadę strukturalną zasobu archiwalnego, która zakłada poszanowanie i rekonstrukcję zasobu ze wszystkimi elementami (całościami archiwalnymi) oraz 9 poziomów opisu wg standardu FOPAR (archiwum, archiwum historyczne, grupa zespołów, zespół/zbiór, podzespół, seria, klasa, jednostka, dokument). 

Ostatnim prelegentem pierwszego dnia obrad był dr Jerzy Bednarek (IPN) z referatem zatytułowanym: „ICA-AtoM, ZoSIA, Cyfrowe Archiwum Instytutu Pamięci Narodowej. Przegląd funkcjonalności systemów do zarządzania zasobem archiwalnym”. W interesującym  wystąpieniu porównał wszystkie te systemy, wskazując na zalety i braki każdego z nich. 

Wieczorem, pierwszego dnia wręczono profesorowi Bohdanowi Ryszewskiemu pamiątkową księgę, zatytułowaną „Z uczniami, kolegami i przyjaciółmi w świecie nauki”, a zawierającą prace dedykowane profesorowi autorstwa 39 osób, mających ukazać szkołę profesora, rozumianą jako spersonifikowana relacja Mistrz – uczeń. Urządzone na tę okoliczność spotkanie towarzyskie było okazją do wspomnień, rozmów i nawiązywania nowych kontaktów, a przewijający się motyw dokonań prof. B. Ryszewskiego podkreślał Jego wybitną rolę we współczesnej archiwistyce polskiej. 

Drugi dzień obrad rozpoczął wykład dr R. Leśkiewicza (IPN), zatytułowany „On-line czy off-line. Problemy udostępniania zasobu w archiwalnych systemach informacyjnych”. Swoje rozważania prelegent rozpoczął od kwestii definicyjnych: udostępnianie online zdefiniował jako udostępnianie materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej w Interencie, a offline jako udostępnianie tylko w czytelniach, zarówno analogowo jak i cyfrowo. Obydwie formy udostępniania niosą za sobą rozmaite trudności, np. problemy wiarygodności i autentyczności kopii cyfrowych (w IPN dobrym gwarantem jest stosowana w Cyfrowym Archiwum Infrastruktura klucza publicznego – PKI), ryzyko o charakterze technologicznym, ryzyko zniekształcenia bazy źródłowej (w Internecie jest wszystko?), problemy ochrony prawnej materiałów. W IPN trwają prace nad możliwością udostępnienia w Sieci wybranych spośród już wykonanych 30 mln skanów dokumentów z zasobu IPN, a wzorem ma być portal www.szukajwarchiwach.pl, który R. Leśkiewicz uznał za jeden z najlepszych w Europie. W konkluzji stwierdził też, że archiwa powinny udostępniać swoje zasoby zarówno online jak i offline.

Następnie dr Agnieszka Rosa (UMK) w referacie pt. „Użytkownik jako element systemu informacyjnego” zdefiniowała użytkownika jako osobę kontaktującą się z archiwum bez względu na formę (mejlowo, osobiście korzysta z zasobu w pracowni naukowej, zamawia kwerendy, przegląda skany online itd.). W procesie udostępnianiu można wyodrębniła trzy punkty styczne: archiwistę, użytkownika oraz zbiór źródeł: od relacji między nimi zależy prawidłowość procesu udostepniania. Dla archiwów ważne jest: umiejętność rozpoznania potrzeb użytkownika i ich kształcenie, a oferta archiwów powinna uwzględniać ich różne przygotowanie. Pomocny mógłby okazać się podręcznik dla użytkowników, posiadający elementy poradnika. 

Ostatnim prelegentem był dr Wiesław Nowosad (UMK), który przedstawił referat: „Rola i zakres współpracy archiwisty i informatyka” (współautorstwo z nieobecnym dr hab. K. Sytą). Przeanalizował on relacje między informatykami a pracownikami administracji publicznej, w tym i archiwistami, zarówno zakładowymi jak i pracującymi w archiwach zakładowych. Wg prelegenta, jako że urzędy i archiwa korzystają z gotowych systemów, informatycy są tam niepotrzebni.

We wszystkich wystąpieniach pojawiało się odwołanie do prac i książek prof. B. Ryszewskiego, ze szczególnym uwzględnieniem stworzonego przez niego standardu FOPAR, modelu analizy systemowej oraz zasady strukturalnej poszanowania zasobu archiwalnego. Wpływ koncepcji B. Ryszewskiego na zagadnienia komputeryzacji archiwów w Polsce był bardzo znaczący, co podkreślano nader wyraźnie i często.

W dyskusji podnoszono problem konieczności badań potrzeb użytkowników (były głosy, że są one niepotrzebne), a także potrzeby wprowadzania nowych terminów, np. archiwista cyfrowy czy archiwistyka cyfrowa (H. Staszewska zachęcała do zapoznania się z wykładnią zaproponowaną przez dyrektora NAC dr W. Woźniaka, a opublikowaną na łamach Archeionu” t. 113 z 2012 r.). W wielu głosach podnoszono też zasługi prof. S. Nawrockiego i jego zespołu naukowego „Informatyka i Archiwa”, który od lat 70. XX w. przygotowywał podstawę teoretyczną pod późniejszą komputeryzację archiwów. 

Występujący w panelu dyskusyjnym prof. W. Chorążyczewski podkreślił, że rolą nauki jest m.in. recenzowanie działań praktycznych i wskazywanie ich słabych punktów: w przypadku archiwów są to m.in.: uleganie nowinkom i dyrektywom Unii Europejskiej, a także populistyczny wymiar digitalizacji. Dla badaczy zaś ważniejsze jest prawidłowe opisanie całego zasobu, łącznie z zamieszczeniem w Interencie opisów wszystkich jednostek archiwalnych, niż zamieszczanie wybranych skanów (wg W. Chorążyczewskiego archiwa powinny digitalizować tylko to, co użytkownik zamawia). Efektem niedostatecznego opisania zasobu jest jego nikłe wykorzystanie na poziomie zaledwie kilku procent. W. Chorążyczewski stwierdził, że sympozjum poprzez zaprezentowanie różnych referatów, autorstwa osób z różnych środowisk archiwalnych spełniło swoją rolę jako spotkania podsumowującego pewien etap komputeryzacji w archiwach. Prof. B. Ryszewski zapowiedział, że przyszłoroczne sympozjum będzie poświęcone problemom standaryzacji opisu.

Hanna Staszewska

AP Poznań

 

 

 

Źródło: http://www.archiwa.net