KSeF A ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH C.D.

Artykuły > Informatyka w archiwum > KSeF A ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH C.D.

" [...] Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wykorzystywany jest on również do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez sam system oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem. System niejako zwalnia podatników z archiwizacji faktur, ponieważ wszystkie faktury będą składowane przez okres 10 lat na serwerze Ministerstwa Finansów, jednak w razie konieczności ich dłuższego przechowywania, podatnik musi to zrobić we własnym zakresie. Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na skrócenie okresu zwrotu VAt-u z 60 do 40 dni. Trzeba jeszcze wspomnieć o ograniczeniu szarej strefy poprzez wyeliminowanie faktur papierowych. [...] "

System gwarantuje spójność danych w całym procesie współpracy z danym partnerem – od procesu wymiany danych produktowych, poprzez proces zamawiania, pakowania towarów, realizację dostawy, aż po przyjęcie przez partnera biznesowego, fakturowanie i realizację płatności (Purchase-to-Pay/Order-to-Cash).

INTEGRACJA EDI Z KSEF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wykorzystywany jest on również do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez sam system oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem. System niejako zwalnia podatników z archiwizacji faktur, ponieważ wszystkie faktury będą składowane przez okres 10 lat na serwerze Ministerstwa Finansów, jednak w razie konieczności ich dłuższego przechowywania, podatnik musi to zrobić we własnym zakresie. Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na skrócenie okresu zwrotu VAt-u z 60 do 40 dni. Trzeba jeszcze wspomnieć o ograniczeniu szarej strefy poprzez wyeliminowanie faktur papierowych.

FAKTURY NIE PRZEWIDZIANE PRZEZ SYSTEM KSEF

KSef nie przewiduje wystawiania not korygujących, ponieważ w systemie teleinformatycznym jest to zbyteczne, natomiast obowiązują w tym zakresie dawne zasady, noty korygujące mogą być nadal wystawiane w formie papierowej;
system nie przewiduje także duplikatu faktury wystawianego z bieżącą datą przez sprzedającego w razie zaginięcia lub zniszczenia oryginału, gdyż tego typu sytuacje nie mogą zaistnieć w systemie teleinformatycznym;
obecnie obowiązuje jeszcze zasada dobrowolności, zgodnie z którą odbiorca może odmówić przyjęcia faktury, od drugiego kwartału przyszłego roku nie będzie możliwości nie przyjęcia faktury ustrukturyzowanej, natomiast w razie braku zgody odbiorcy, wystawca ma obowiązek dostarczyć fakturę w innej formie;
w systemie nie będzie też faktur o mniejszym zakresie danych aniżeli przewidziany w art. 106 Ustawy o VAT, np. faktur wystawianych przez podmioty przedmiotowo zwolnione z VAT, faktur za przejazd autostradą cy biletów kolejowych, uznawanych za fakturę;
w systemie również nie przewidziano faktur pro-forma;
nie przewidziano także faktur wystawianych za pomocą kas fiskalnych, dla rolników ryczałtowych i w zamówieniach publicznych;
KSef nie przewiduje załączników do faktur, można jednak załączyć link do ściągnięcia dokumentów;

Natomiast wszelkie kwestie związane z uzyskaniem przez podatnika odpowiedzi na ewentualne zapytania - indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego - uregulowane zostały w rozdziale 1a, Działu II Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm).

Udzieleniem telefonicznych oraz pisemnych interpretacji w indywidualnych sprawach podatników zajmuje się Krajowa Informacja Skarbowa. Pisemne interpretacje indywidualne prawa podatkowego wydawane są w imieniu Ministra Finansów. Wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej może złożyć każdy zainteresowany podatnik, płatnik lub inny podmiot, w tym także osoby niemające miejsca zamieszkania lub siedziby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Podmioty te mogą wystąpić o wydanie interpretacji indywidualnej, jeżeli mają wątpliwości co do zaistniałego u nich stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, które mogą rodzić określone konsekwencje w sferze prawa podatkowego.

COMARCH MASTER DATA MANAGEMENT

Comarch Master Data Management - oparta na chmurze, certyfikowana przez GDSN platforma, która pozwala uzupełniać, weryfikować i zarządzać informacjami istotnymi z punktu widzenia biznesu. Zapewniając każdemu upoważnionemu podmiotowi natychmiastowy dostęp do wspólnej bazy danych, rozwiązanie gwarantuje aktualizacje informacji w czasie rzeczywistym.

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

komunikacja z wieloma operatorami logistycznymi w jednym miejscu
jedno narzędzie do wymiany dokumentów handlowych i logistycznych
szybki i bezpieczny przesył kluczowych danych
dostęp do bieżących statusów wszystkich zleceń w jednym miejscu
niższy koszt integracji przy zmianie operatora logistycznego

Firma IBM

DZIAŁANIE EDI

Wszystkie transakcje EDI są definiowane przez standardy komunikatów EDI. Istotne jest posiadanie odpowiednich procesów zarządzania jakością danych. Jeśli jakichś informacji brakuje lub znajdują się w nieodpowiedniej lokalizacji, dokument EDI może nie zostać prawidłowo przetworzony.

Standardy stanowią podstawę dyskusji na temat EDI. Standardy komunikatów EDI są definiowane przez kilka organizacji, w tym ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol oraz Accredited Standard Committee X12 (ASC X12).

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa podstawowe typy transmisji EDI:

Połączenia punkt-punkt lub połączenia bezpośrednie: Dwa komputery lub systemy łączą się bez pośrednika przez internet, zazwyczaj za pomocą bezpiecznych protokołów.
Sieć wartości dodanej (VAN): Transmisją danych zarządza sieć innej firmy, zazwyczaj przy użyciu paradygmatu skrzynki pocztowej.

Wśród protokołów, za pomocą których system EDI przesyła przez internet dane, można wymienić na przykład rozwiązania SFTP, oparty na protokole HTTPS standard AS 2 (Applicability Statement 2) i SOAP (Simple Object Access Protocol).

Dane EDI obejmują różne elementy, takie jak identyfikator nadawcy i odbiorcy. Segmenty danych łączą co najmniej dwa powiązane elementy w celu nadania im większego znaczenia. Na przykład: FNAME i LNAME mogą połączyć się w celu utworzenia CUSTOMERNAME. Strukturę różnych rodzajów danych określają koperty, które zawierają informacje o adresie nadawcy i odbiorcy. Przepływ dokumentów EDI lub przepływ komunikatów opisuje przenoszenie komunikatów EDI do różnych adresów oraz działów przychodzących i wychodzących w celu realizacji procesu biznesowego lub transakcji².

Metajęzyki, np. Extensible Markup Language (XML) lub JavaScript Object Notation (JSON), raczej uzupełniają, a nie zastępują standard EDI. Firmy muszą być gotowe na obsługiwanie coraz większej liczby formatów dokumentów i metod transmisji.

Ujednolicenie formatu przesyłanych informacji i danych jest najważniejszym i niezbędnym czynnikiem warunkującym rozwój i korzystanie z EDI. Partnerzy wykorzystują do tego celu jednakowe standardy i oprogramowanie, umożliwiające ich tworzenie. Handel elektroniczny ma charakter globalny, niezbędna jest więc standaryzacja o zasięgu międzynarodowym. W różnych organizacjach międzynarodowych (UE, WTO, OECD itd.) powołano specjalne komórki zajmujące się nadzorowaniem EDI oraz jej standaryzacją. Opracowano standardy EDI: EDI-FACT - popierany przez UE i ONZ - standard międzynarodowy oraz ANSI X12 - standard amerykański. Powstały także nowe inicjatywy, których celem jest utworzenie standardu na podstawie XML, tzn. XML-EDI. Ponieważ XML jest zbyt elastyczny, inicjatywy standaryzacyjne miały na celu ukierunkowanie tej elastyczności, aby można było wymieniać informacje dowolnego typu, informacje jednego typu były tak samo reprezentowane (np. Electronic Business XML - ebXML). Oprócz rozwiązań ogólnych, pojawiły się rozwiązania branżowe, które standaryzują konkretne komunikaty, np. SWIFT, RosettaNet, Automotive Industry Action Group, Health Level Seven,Open Travel Alliance.

KORZYŚCI

Technologia EDI oszczędza czas i pieniądze poprzez automatyzację procesu, który wcześniej wykonywano ręcznie przy użyciu dokumentów papierowych.
Rozwiązania EDI zwiększają wydajność i produktywność, ponieważ umożliwiają współużytkowanie oraz przetwarzanie większej liczby dokumentów biznesowych w krótszym czasie i z większą dokładnością.
Przesyłanie danych EDI redukuje błędy dzięki stosowaniu standaryzacji, która pomaga w zapewnieniu poprawnego formatowania informacji oraz danych, zanim zostaną wprowadzone do procesów biznesowych i aplikacji.
Integracja EDI usprawnia śledzenie i raportowanie, ponieważ pozwala na integrację dokumentów elektronicznych z szeregiem systemów informatycznych w celu obsługi gromadzenia danych, widoczności i analizy.
Automatyzacja EDI wspiera pozytywne doświadczenia klientów poprzez umożliwienie wydajnego wykonywania transakcji oraz szybkiego, niezawodnego dostarczania produktów i usług.

Firma INFINITE

Funkcjonalności Edi

Obsługa różnych formatów plików
Podgląd do historii operacji na dokumencie
Możliwość archiwizacji dokumentów zgodnie z polskim prawem
Możliwość wyszukiwania dokumentów
Dostęp do historii przetwarzania dokumentów
Integracja z dowolnym systemem ERP
Obsługa różnych protokołów komunikacyjnych
Możliwość śledzenia statusów dokumentów

Raportowanie statusów
(o błędach i poprawności) w przesłanych dokumentach
Obsługa różnych protokołów komunikacyjnych np.: AS2, SFTP, FTP/VPN
Możliwość uzyskania potwierdzania odbioru dokumentów
Możliwość udostępniania dokumentów organom podatkowym

INFINITE WEB EDI NET

Wydruk i historia dokumentów
Odbiór dokumentów
Śledzenie statusów dokumentów
Tworzenie dokumentów on-line (zamówienia, wz, faktury, faktury korekty, potwierdzenia i inne)
Sprawdzanie stanów magazynowych
Tłumacz indeksów (dodatkowe powiązania kodów nadawcy z kodami odbiorcy)
Powiadomienia e-mail o nowych komunikatach lub zmianie ich statusu

EDINET COMMUNICATOR

Szybsze przetwarzanie dokumentów
Redukcja błędów związana z manualnym wprowadzaniem danych
Redukcja kosztów przechowywania dokumentów
Ciągły dostęp do dokumentu
Ograniczenie zależności od usług pocztowych
Zgodność z systemami EDI partnerów handlowych

Reasumując, niezależnie od firmy i branży, korzyści płynące z zastosowania systemu EDI są następujące:

oszczędność pieniędzy i czasu,
zminimalizowanie wystąpienia błędów w wysyłanych dokumentach,
integralność i spójność informacji zawartych w dokumentach,
zwiększenie rynku obrotu i możliwość pozyskiwania partnerów biznesowych na arenie międzynarodowej,
zwiększenie płynności finansowej firmy,
wzrost efektywności systemów wewnętrznych,
łatwa archiwizacja,
ekoodpowiedzialność w biznesie.

PROGRAM TRAWERS FIRMY TRES

System TRAWERS umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów EDI. Dane wprowadzane są w jednym miejscu i gromadzone we wspólnej bazie danych. Natychmiast wpływają na stan wszystkich powiązanych obszarów. Informacja o stanie przedsiębiorstwa jest zawsze aktualna. Liczne raporty oraz alerty i powiadomienia pozwalają monitorować i analizować stan bieżący oraz dane historyczne i podejmować odpowiednie decyzje. Wszystko to sprawia, że platforma TRAWERS firmy Tres na tle oferty konkurencyjnych firm jawi się jako niezwykle elastyczny, niezawodny, bezkolizyjny, bezpieczny i intuicyjny system teleinformatyczny spełniający wszystkie wymagania stawiane tego typu oprogramowaniu.

NETOGRAFIA

STRONY INTERNETOWE

Informacje o plikach cookies