O nowoczesnych formach prowadzenia archiwum, w szczególności przy użyciu pracowni mikrofilmów, archiwum elektornicznego oraz dokumentu elektronicznego, wadach i zaletach wprowadzania nowych techniologii do archiwów pisze Arkadiusz Zając...

Pracownia mikrofilmów

We współczesnych archiwach zakładowych nieodzownym elementem wyposażenia stała się pracownia mikrofilmów, gdzie sporządzane są mikrofilmy przechowywanych w archiwum dokumentów. Przechowywane są one następnie w osobnym, specjalnie do tego celu przeznaczonym miejscu, co ma znaczenie nie do przecenienia w przypadku zalania archiwum i zniszczenia części dokumentów, pozwala bowiem na ich odzyskanie.

Archiwum elektroniczne

Natomiast w przypadku archiwum elektronicznego redukcja kosztów jest bardzo duża. Bardzo ważnym czynnikiem jest tutaj także bezpieczeństwo dokumentów, które już nie giną, nie niszczą się, nie dekompletują i nie mogą zostać powielone w sposób niekontrolowany. Elektroniczny obieg dokumentacji pozwala również na uniknięcie kolizji kompetencji oraz zapewnia szybki dostęp do potrzebnych dokumentów.
Obecnie coraz większego znaczenia nabiera kwestia informatyzacji archiwów. Problem jest niezwykle istotny, gdyż brak odpowiedniej infrastuktury informatycznej i związanego z tym elektronicznego obiegu dokumentacji może narazić przedsiębiorstwa na spore straty finansowe. Współcześnie na rynku jest duży wybór programów do zarządzania zasobem archiwalnym, jednak ciągle stan informatyzacji archiwów zakładowych pozostawia wiele do życzenia. Aby archiwum elektroniczne mogło odpowiednio funkcjonować konieczne są bowiem niemałe nakłady finansowe związane z zakupem sprzętu spełniającego odpowiednie standardy, pamięci masowych, głównie tzw. streamerów, czyli wolnej, taśmowej pamięci mogącej pomieścić ogromne ilości danych, nośników magnetycznych oraz odpowiedniego oprogramowania. Elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwach i instytucjach oraz wymagane standardy sprzętowe regulują obecnie: ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2006 r. Nr 12, poz.65 i Nr 75, poz. 501), ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r. Nr 144, poz. 1204), ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450), rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentu elektronicznego (Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1517), rozporządzenie MSWi z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r. Nr 2006, poz. 1518) oraz rozporządzenie MSWiA z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymogów technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1519).

Dokument elektroniczny

Dokument elektroniczny nazywany też cyfrowym lub binarnym jest dokumentem w postaci pliku tekstowego, graficznego, muzycznego, filmowego lub mieszanego będącego wynikiem pracy z danym programem komputerowym, dającym się zapisać, a następnie odczytać. Posiada zatem wszystkie cechy dokumentu czyli potwierdza prawdziwość zaistnienia danego wydarzenia, okoliczności, zjawiska oraz posiada cechy pliku. Dokumentacja elektroniczna charakteryzuje się zatem oddzieleniem informacji od nośnika (dokument wirtualny), nieograniczoną możliwością raprodukcji oraz wielowarstwowością informacji (pliki multimedialne). Współcześnie elektroniczny obieg dokumentacji jest niezbędnym warunkiem bezkolizyjnego przepływu informacji, co gwarantuje sprawne nią zarządzanie.

Arkadiusz Zając

Zapraszamy do przesyłania artykułów branżowych. W tym celu prosimy o kontakt z administratorem serwisu.