Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są posiadać i stosować:
1) instrukcję kancelaryjną;
2) jednolity rzeczowy wykaz akt;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (składnicy akt)
- zwane "przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi"