Instrukcja kancelaryjna zawiera ogół zasad postępowania z dokumentacją w komórce organizacyjnej zakładu pracy, wynikających z przyjętego systemu kancelaryjnego. Reguluje ona zasady postępowania z dokumentacją jawną, począwszy od chwili jej wpływu lub wytworzenia w komórce organizacyjnej, do czasu przekazania materiałów archiwalnych i oraz dokumentacji niearchiwalnej do archiwum...

(...) zakładowego, oraz wybrakowania dokumentacji manipulacyjnej. Natomiast postępowanie z dokumentacją tajną, poufną, mechaniczną, projektowo-kosztorysową i geodezyjno-kartograficzną regulują odrębne przepisy. W odniesieniu jednak do tych specjalistycznych rodzajów dokumentacji, opracowywanych w zasadzie odrębnie, w momencie przesłania ich jako załączników do danej jednostki organizacyjnej, obieg i tryb postępowania z nimi jest taki sam jak w przypadku dokumentacji aktowej. W tym miejscu wspomnieć należy, iż zakrojona na szeroką skalę informatyzacja archiwów spowodowała masowy przyrost dokumentacji komputerowej oraz informatycznych nośników danych.

Instrukcje kancelaryjne opracowywane są przez poszczególne urzędy centralne dla podległych jednostek organizacyjnych, lub przez same zakłady pracy. Instrukcje państwowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne, muszą zostać wcześniej zatwierdzone przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, po uprzednim roboczym uzgodnieniu, w przypadku instrukcji opracowywanych centralnie, z archiwum Akt Nowych w Warszawie, a w odniesieniu do instrukcji opracowywanych przez terenowe jednostki organizacyjne z właściwym miejscowo archiwum państwowym. Przy uzgadnianiu instrukcji kancelaryjnej bierze się pod uwagę przede wszystkim te jej rozdziały, które regulują sposób rejestrowania spraw i znakowania pism, określają zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych oraz sposób przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.
Każda jednostka organizacyjna, w której działa archiwum zakładowe, ma obowiązek posiadania i stosowania uzgodnionej i zatwierdzonej w przedstawionym powyżej trybie instrukcji kancelaryjnej uwzględniającej zasady bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Jednostki organizacyjne nie stosujące instrukcji kancelaryjnej, nie przywiązujące wagi do spraw archiwalnych, niejednokrotnie mają problemy z odszukaniem odpowiednich akt w trakcie kontroli NIK lub Urzędu Skarbowego.

Do każdej instrukcji kancelaryjnej powinien być załączony wykaz akt, szczegółowo omówiony w osobnym artykule, oraz instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, zwana po prostu instrukcją archiwalną.
Instrukcja archiwalna z kolei określa sposób postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym, zasady jej ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania, udostępniania, brakowania dokumentacji niearchiwalnej, oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Instrukcja określa także warunki, jakim powinien odpowiadać lokal archiwum, oraz kwalifikacje jego personelu.

Instrukcja archiwalna jest podstawowym normatywem regulującym pracę archiwisty zakładowego. W związku z tym wymaga zatwierdzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w takim samym trybie jak w przypadku instrukcji kancelaryjnej.

Źródło wiedzy: Pecka B., O archiwach zakładowych, Biuletyn informacyjny nr 2, wyd. AP w Rzeszowie, Rzeszów 1987, s. 11-13.