Opracowanie dokumentacji fotograficznej przebiega etapami. W pierwszym etapie dokonujemy oceny wartości zewnętrznej fotografii, co pozwala na ustalenie rodzaju nośnika (negatyw lub pozytyw), stanu zachowania fotografii i możliwości określenia treści danego zdjęcia, oraz oceny jej wartości wewnętrznej w celu określenia miejsca i czasu wykonania fotografii oraz osób na niej występujących.

Kolejnym etapem opracowania dokumentacji fotograficznej jest porządkowanie wstępne, które obejmuje:
1. Sprawdzenie stanu fizycznego fotografii, wyłączenie na czas konserwacji jednostek zakażonych biologicznie oraz usunięcie spinaczy, zszywek itd.
2. Rozpoznanie zawartości zasobu i stanu jego uporządkowania.
3. Formowanie jednostek archiwalnych fotografii – negatyw, pozytyw, plik danych, wydruk.
4. Oznaczenie pieczątką archiwum.
5. Przeprowadzenie kwerendy, w ramach której należy zebrać informacje przydatne w dalszym opracowaniu zasobu fotografii.
6. Przygotowanie projektu układu fotografii w zespole.
Następnie przeprowadza się klasyfikację fotografii, polegająca na podziale zasobu na logiczne działy, grupy, podgrupy lub tematy i podtematy, na podstawie fotografii i jej opisu, np. wizyty zagranicznych gości, portrety, inauguracja roku akademickiego itp.

Po klasyfikacji, w celu nadania zasobowi ostatecznego układu, należy przeprowadzić systematyzację w ramach danego podtematu pod względem chronologicznym lub logicznym, np. inauguracja roku akademickiego 1998/99 itp.
Kolejnym etapem jest inwentaryzacja, polegająca na utworzeniu jednostki inwentarzowej, oznaczającej jedną lub kilka fotografii połączonych ze sobą elementem chronologicznym, bądź też album. W trakcie inwentaryzacji nadaje się sygnaturę archiwalną, np. 23/1, poz.1.

Ostatnim etapem opracowania fotografii jest jej opis w zespole oznaczający:
• informacje o fotografii w jednostce inwentarzowej w rubryce „uwagi”;
• dla każdej fotografii osobny opis inwentarzowy;
• opis fotografii składającej się na temat.

W trakcie klasyfikacji i systematyzacji przeprowadza się brakowanie, które dotyczyć może jedynie fotografii nie posiadających wartości dokumentalnej. Wykaz przeznaczonych do wybrakowania fotografii w formie spisu przedstawia się do zatwierdzenia właściwej komisji ds. oceny archiwalnej dokumentacji.

W przypadku występowania w zespole zarówno negatywów, jak i pozytywów, należy powiązać je ze sobą przez przeniesienie numeru negatywu na odbitkę pozytywu, a sygnatury archiwalnej pozytywu na opakowanie zawierające negatyw.

Dokładny opis fotografii umożliwia założenie inwentarza kartkowego (katalogowego). Po sporządzeniu inwentarza kartkowego należy cały zasób fotograficzny zewidencjonować w inwentarzu książkowym, czyli księdze inwentarzowej. Natomiast w celu udoskonalenia ewidencji można wprowadzić katalog rzeczowy, autorów zdjęć itp.

W archiwum zakładowym każdy negatyw przechowuje się w osobnej kopercie dostosowanej do jego rozmiarów, sporządzonej z przeźroczystego materiału takiego jak kalka czy folia. Zabezpieczone w ten sposób negatywy przechowuje się w drewnianych, metalowych lub tekturowych pudełkach zapewniających dopływ powietrza. Natomiast pozytywy przechowuje się w albumach, specjalnych kopertach, teczkach aktowych lub skoroszytach. Teczki, zawierające nie więcej niż 100 fotografii, należy umieścić na regałach metalowych w pozycji stojącej. Temperatura w magazynie powinna utrzymywać się w granicach 150 – 200 C, wilgotność w granicach 50 – 65%.

Obecnie szczegółowe przepisy dotyczące opracowania fotografii zawiera Załącznik do Decyzji Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 24 kwietnia 2006 roku w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania fotografii w archiwach państwowych.

Źródło: Anna Modzelewska, dokumentacja fotograficzna