Optymalne warunki panujące w archiwach aktowych powinny się wahać, zgodnie z załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, w granicach: temperatura 14-20 stopni Celsjusza i wilgotność względna (RH) 45-60%.

W warunkach domowych trudno jednak o właściwe warunki klimatyczne, należy jednak dążyć do ograniczania wysuszenia powietrza przez centralne ogrzewanie poprzez stosowanie nawilżaczy powietrza, lub po prostu stawiając na grzejniku naczynie z wodą, w celu utrzymania temperatury w okolicach 210 C. W okresie letnim zaleca się zamykanie drzwi, okien i zasłanianie zasłon, lub stosowanie żaluzji lub rolet. Należy chronić archiwalia przed bezpośrednim działaniem światła słonecznego, jak również unikać stosowania oświetlenia punktowego, zarówno bowiem światło słoneczne, jak i sztuczne, emitując ciepło, sprawia że papier się starzeje.

Natomiast wilgoć w pomieszczeniu można ograniczyć stosując osuszacze domowe. Oczywiście w żadnym razie nie należy wieszać półek z książkami na wilgotnych ścianach ani instalować ich w pobliżu kaloryferów. W żadnym też wypadku nie można otwierać książki na siłę. Należy ją wówczas rozchylić do kształtu litery V i oprzeć okładki na dwóch zrolowanych kawałkach tkaniny, a dopiero następnie przejść do żądanej strony.

W celu ochrony okładek, nigdy nie należy układać książek na półce zbyt ciasno. Każdy tom należy wysunąć do przodu, popychając go od tyłu palcami, lub cofnąć sąsiadujące tomy popychając je lekko ku tyłowi. Natomiast nigdy nie należy wyjmować książki z półki ciągnąc ją za grzbiet.

W przypadku potrzeby sporządzenia kserokopii, należy uważać aby nie uszkodzić konstrukcji i oprawy książki poprzez zbyt mocne przyciśnięcie jej pokrywą kopiarki. Książek szczególnie cennych nie powinno się w ogóle kserować.
Książki i dokumenty mokre lub wilgotne są szczególnie narażone na atak pleśni, w związku z czym należy je możliwie najprędzej wysuszyć. Najprostszym sposobem jest tutaj wysuszenie otwartych woluminów ciepłym strumieniem powietrza, przy zastosowaniu wentylatorów powodujących jego ruch. Należy przy tym pamiętać o częstym wietrzeniu pomieszczenia, w którym odbywa się suszenie. Natomiast większe ilości zalanych książek powinny zostać poddane głębokiemu zamrażaniu, a następnie wysuszone z pominięciem fazy ciekłej (tzw. liofilizacji). Katalog profesjonalnych firm oferujących konserwację metodą głębokiego zamrażania dostępny jest w Internecie po wpisaniu odpowiedniego hasła w dowolną wyszukiwarkę.

Natomiast w razie ataku owadów należy zainfekowany egzemplarz oddzielić od reszty zbiorów i owinąć go plastykową folią na okres około dwóch tygodni, przy czym należy uważać, aby zainfekowane obiekty nie zetknęły się bezpośrednio ze środkami owadobójczymi. W przypadku biodegradacji na szeroką skalę należy się skontaktować z specjalistyczną firmą zajmującą się zwalczaniem owadów. Katalog firm o tym profilu działania dostępny jest również w Internecie.

Należy unikać stosowania do przechowywania dokumentów koszulek z tworzyw sztucznych zawierających plastyfikatory, a także tekturowych segregatorów i pudeł zawierających kwas i ligninę (ścier drzewny). Oczywiście wszelkie części metalowe, jak spinacze i zszywki, muszą zostać usunięte i zastąpione, w razie potrzeby, plastykowymi. Obecnie archiwa państwowe zalecają przechowywanie dokumentów w teczkach z tektury bezkwasowej i pudłach z kartonu bezkwasowego. Niestety na razie papier bezkwasowy nie jest produkowany w Polsce, a firmy które sprzedają opakowania z tego papieru, są tylko dystrybutorami.

Konserwację archiwaliów powinni przeprowadzać wyłącznie specjaliści, gdyż przeprowadzanie jej samodzielnie może przynieść więcej szkody niż pożytku. W celu uzyskania porady konserwatorskiej lub informacji o producentach i dystrybutorach specjalistycznych materiałów do przechowywania zbiorów można skontaktować się ze specjalistami z Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów w Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie, adres mailowy: clka@agad.gov.pl. Można tam zasięgnąć, zgodnie z definicją materiałów archiwalnych zawartą w Ustawie z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, informacji także o innych formach dokumentacji.
Oczywiście stan zachowania każdego pozyskanego dokumentu lub książki przed włączeniem do zbiorów należy dokładnie sprawdzić.

Źródło: konserwacja na www.archiwa.gov.pl