Dokumentacja aktowa należy do najczęściej spotykanej formy dokumentacji. Mamy z nią do czynienia zarówno w urzędach, instytucjach kultury, sądach, placówkach oświatowych i naukowych, zakładach produkcyjnych, oraz spółdzielniach. W związku z tym można ją podzielić na kilka typów:

• akta ogólne związane z realizacją podstawowych zadań jednostki organizacyjnej, np. akta potwierdzające stan majątkowy, akta dotyczące zarządzania, planowania, sprawozdawczości itd.;
• akta normatywne zawierające przepisy regulujące podstawy organizacyjno-prawne jednostki organizacyjnej;
• akta finansowo-księgowe dokumentujące przebieg lub skutek prowadzonych operacji gospodarczych i finansowych;
• akta osobowe, w skład których wchodzą dokumenty i materiały zawierające dane osobowe pracownika oraz dokumentację pracowniczą;
• akta gruntowe i hipoteczne dokumentujące prawo własności oraz użytkowania gruntów i nieruchomości, a także obciążających je wierzytelności, opłat i świadczeń;
• akta stanu cywilnego oznaczające księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, oraz związane z nimi akta zbiorcze;
• akta sądowe oznaczające akta spraw karnych i cywilnych, prawa rodzinnego, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, a także akta spraw rozpoznawanych przez Naczelny Sąd Administracyjny, oraz związane z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego przedsiębiorców, fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych lub zawodowych;
• akta notarialne oznaczające akta prawne dotyczące głównie umów kupna-sprzedaży, darowizn, testamentów, oraz intercyz przedślubnych i inwentarzy masy spadkowej;
• akta medyczne, w skład których wchodzą akta zakładów opieki zdrowotnej oraz zbiorcze akta medyczne;
• akta sprawy oznaczające całokształt lub wybór akt dotyczących określonej sprawy zebranych w osobny plik.

Dokumentacja typowa oznacza akta występujące w każdej jednostce organizacyjnej, które w jednolitych rzeczowych wykazach akt sklasyfikowane są w klasach od zerowej do trzeciej włącznie. Natomiast dokumentacja specyficzna, zwana czasami merytoryczną, stanowi odbicie podstawowej statutowej działalności każdej jednostki organizacyjnej, i w rzeczowych wykazach akt sklasyfikowana jest w klasach od czwartej wzwyż.

Dokumentacja jawna oznacza dokumentację, która nie zawiera informacji niejawnych i może zostać udostępniona osobom trzecim. Dokumentacja niejawna natomiast, w zależności od zawartych w niej informacji, może nosić różne klauzule tajności, co oznacza iż dostęp do niej mają tylko osoby upoważnione.

Współcześnie mamy coraz częściej do czynienia z różnymi wydrukami komputerowymi, co powoduje iż nie bardzo wiadomo, który wydruk stanowi oryginał, a który kopię. W takich przypadkach za dokumentację oryginalną należy uznać pierwszy wydruk, co powinno zostać uwidocznione za pomocą stempla z napisem „oryginał” w prawym górnym rogu. Natomiast dalsze wydruki stanowią dokumentację wtórną.

Najważniejszym podziałem dokumentacji jest podział na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację, która ze względu na znaczenie informacji w niej zawartych, kwalifikuje się do wieczystego przechowywania w archiwum państwowym. W odróżnieniu od materiałów archiwalnych, dokumentacja niearchiwalna ma tylko praktyczne znaczenie, i po upływie wyznaczonego jej w wykazie akt czasokresu, zostaje komisyjnie wybrakowana lub poddana ekspertyzie.

Obecnie szczegółowe przepisy dotyczące postępowania z dokumentacją zawiera Rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania, oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, zawierające również, jako załącznik, przykładowy wykaz akt typowych.

Źródło: Kudło Helena, Dokumentacja aktowa na www.archiwa.gov.pl