Dokumentację ubezpieczeniową podzielić można na trzy grupy – dokumentacja zgłoszeniowa, rozliczeniowa i płatnicza. Ta pierwsza grupa dokumentów związana jest z rozpoczęciem działalności gospodarczej i koniecznością rejestracji tego faktu na podstawie dokumentów ZUS ZFA lub ZUS ZPA w ZUS-sie.
Przyjmuje się, że należy przechowywać dokumentację potwierdzającą uprawnienia przedsiębiorcy do rozliczania składek za zatrudnione osoby przez cały okres prowadzenia przez niego działalności, co związane jest z obowiązkiem udostępniania jej na żądanie inspektora kontroli ZUS. Natomiast w przypadku zgłoszenia do ZUS-u przez płatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w postaci dokumentu elektronicznego ma on obowiązek przechowywać je w formie pisemnej przez okres 5 lat. Czasokres 5 lat przechowywania ma zastosowanie także do dokumentacji zgłoszeniowej przekazywanej do ZUS-u w formie papierowej. Płatnik może również przechowywać wspomnianą dokumentację w formie elektronicznej, jednak na żądanie inspektora ZUS ma obowiązek udostępnić ją w formie papierowej.
Z kolei dokumenty należące do drugiej grupy w postaci deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących należy przechowywać przez okres 10 lat od daty ich przesłania do ZUS. Dotyczy to zarówno kopii dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. Jednak czasokres przechowywania dokumentów rozliczeniowych powinien być tutaj zbieżny z okresem przedawnienia składek na ubezpieczenie, który może zostać w wyniku czynności podejmowanych przez ZUS wydłużony. Wspomniany 10-letni termin przechowywania dokumentacji rozliczeniowej ma zastosowanie także do dokumentów korygujących.
Natomiast dokumenty z ostatniej grupy w postaci składek na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, stanowiące koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy, należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W przypadku zagubienia dokumentacji płatniczej płatnik powinien wystąpić przed upływem 5 lat od opłacenia składek do banku o potwierdzenie dokonania wpłaty.
Nie istnieją wprawdzie szczegółowe uregulowania dotyczące dokumentacji ubezpieczeniowej, jednak ogólna zasada jest tutaj taka, że dokumenty tego rodzaju przechowuje się do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań, których dotyczą.
Źródło: Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS, Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, Ustawa z 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym, Rozp. Ministra Finansów z 29 sierpnia 2008 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków
