Proces kserokopiowania odbywa się jedynie przy użyciu kopiarki, jest o wiele tańszy aniżeli pozostałe techniki reprograficzne, ponieważ z reguły oryginał jest czarno-biały,  pozwala na zachowanie układu oryginału, a użytkownicy wolą zazwyczaj papierowe kopie niż mikrofilmy.

Jednak kserokopii nie należy traktować jako kopii zabezpieczających, mają one raczej charakter użytkowy. Mimo to przy doborze odpowiednich materiałów, sprzętu i w odpowiednich warunkach mogą one długo zachowywać czytelność.
Płaskie powierzchnie robocze tradycyjnych kserokopiarek oraz niewłaściwe manipulowanie obiektem mogą spowodować poważne zniszczenia struktury materiałów archiwalnych. W związku z tym pracownie reprograficzne powinny zostać wyposażone w kserokopiarki przystosowane do kopiowania dokumentów w poszytach i ksiąg. Natomiast szkolenia w zakresie zasad prawidłowego postępowania z materiałami archiwalnymi i ich właściwego kopiowania powinny być obowiązkowe dla wszystkich zatrudnionych pracowników.  

Należy jasno określić kryteria ograniczeń w kopiowaniu niektórych materiałów, w celu uniknięcia ich kserowania dla kilku zdań, a także prowadzić rejestr kopiowanych obiektów, co pozwoli najczęściej użytkowane materiały przenieść na mikrofilmy lub CD. W przypadku, gdy materiał archiwalny ze względu na swój stan zachowania nie może zostać bezpiecznie skopiowany, należy go zmikrofilmować lub zdigitalizować przy użyciu kamery cyfrowej, a następnie zrobić wydruk.

W żadnym razie nie można kopiować jakichkolwiek materiałów fotograficznych, obiektów kruchych, delikatnych lub zniszczonych, obiektów o ścisłym zszyciu (bez grzbietówki), obiektów zszytych zszywkami lub z przeszytymi stronami, cennych opraw ksiąg, dokumentów pergaminowych, obiektów wielopieczętnych, poszytów klejonych, niezszywanych, obiektów wielkoformatowych, dokumentów większych niż powierzchnia szkła kserokopiarki. Kserokopie mogą zostać wykorzystane w przypadku złego stanu zachowania materiałów archiwalnych lub jeżeli zachodzi potrzeba posiadania papierowej kopii, a nie mikrofilmu. Najlepiej wówczas jest jednak sporządzić kserokopię z mikrofilmu.

W procesie kserokopiowania dochodzi często do utraty informacji w odniesieniu do  materiałów graficznych zapisanych w trybie innym niż czarno-biały, a dokumenty archiwalne mogą łatwo ulec uszkodzeniu w czasie kopiowania. Kserokopiarki nie powinny znajdować się w pomieszczeniach magazynowych, a w szczególności tych, w których przechowywane są materiały fotograficzne. Produkują one bowiem ozon (aktywny tlen), który przyspiesza destrukcję papieru i innych materiałów archiwalnych. W celu zminimalizowania oddziaływania ozonu na pracowników oraz materiały archiwalne pomieszczenia, w których wykonuje się kserokopie powinny posiadać odpowiednią wentylację.

Kserokopie należy sporządzać na papierze spełniającym wymogi PN-EN ISO 9706:2001 lub American National Standarts Institute (ANSI) dla papieru trwałego, do kopiowania na czarno-białej kopiarce, ponieważ kopie kolorowe nie nadają się do długiego przechowywania. Jeśli chodzi o toner, to obecnie zalecana jest czerń węglowa. W przypadku, gdy przy próbie usunięcia obrazu świeża kopia się rozmazuje, oznacza to, że urządzenie nie łączy obrazu z papierem we właściwy sposób i należy je wyregulować.
Na zakończenie dodam, że obecnie na rynku dostępne są także kopiarki wyposażone w rodzaj pryzmatu, które pozwalają na skanowanie bez wywierania nacisku na kopiowany obiekt.

Źródło: Zasady postępowania z materiałami archiwalnymi. Ochrona zasobu archiwalnego, wyd. NDAP, Warszawa 2006