Dokumentacja niearchiwalna kat. B oznacza akta o charakterze manipulacyjnym, które po upływie określonego w wykazie akt czasokresu przechowywania zostaną wybrakowane, a następnie przeznaczone do zniszczenia.
Współcześnie kwestie związane z brakowaniem dokumentacji reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375). O brakowaniu dokumentacji wspomina także Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z1983 r. Nr 38, poz. 173), która ograniczyła nadzór nad nim państwowej służby archiwalnej tylko do państwowych jednostek organizacyjnych. Natomiast prywatne przedsiębiorstwa i instytucje przeprowadzają brakowanie we własnym zakresie i nie muszą posiadać zgody archiwum państwowego.
Niszczenie dokumentacji należy przeprowadzać systematycznie, z reguły w pierwszym kwartale każdego roku, co wynika wprost z odpowiednich ustaw regulujących przetwarzanie określonych rodzajów informacji, do których, obok wyżej wymienionych, zalicza się Ustawę z dnia 27 kwietnia 2001 r o odpadach, Ustawę z dnia 11 maja 2001 r. o obowiązkach przedsiębiorstw w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej i opłacie depozytowej, Ustawę z dnia 11 maja 2001 r. o opakowaniach i odpadach opakowaniowych, Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2001 r. w sprawie stawek opłat produktowych, Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 czerwca 2001 r. w sprawie rocznych poziomów odzysku i recyklingu odpadów opakowaniowych i poużytkowych oraz Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 27 września 2001 r. w sprawie katalogu odpadów. Natomiast niszczenie danych reguluje Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997 r. Nr 133, poz. 883) oraz Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 11, poz. 95). W przypadku dokumentacji medycznej należy tutaj stosować się do przepisów Ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r o zakładach opieki zdrowotnej, która po nowelizacji wspomina w ust. 4f o okresach jej przechowywania. Jeżeli zaś chodzi o dokumentację sądową, zasady i tryb postępowania określa tutaj Prezes Sądu, natomiast w przypadku dokumentacji komorniczej należy stosować przepisy Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 stycznia 1976 r. w sprawie okresów przechowywania akt administracji sądowej, akt komorniczych, urządzeń biurowości sądowej i komorniczej oraz niszczenia tych materiałów lub przekazywania ich archiwom państwowym (Dz. Urz. Min. Spraw, poz. 5) oraz Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 2005 r. w sprawie określenia przepisów o biurowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych (Dz. U. z 2005 r. Nr 266, poz.. 2242). Obecnie, w związku z informatyzacją, coraz częściej mamy do czynienia z dokumentacją elektroniczną. Zasady i tryb postępowania z tym rodzajem dokumentacji określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1518). Powyższe regulacje definiują aspekt prawny, ekonomiczny, ekologiczny oraz bezpieczeństwa niszczenia dokumentacji.
Współcześnie profesjonalne niszczenie dokumentacji powinno odbywać się w zgodzie z normą DIN 32757, która określa w zależności od klasy tajności niszczonych dokumentów, typ niszczarki oraz wymiary i powierzchnie ścinek. Pomieszczenie, w którym odbywa się niszczenie, powinno być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych oraz nadzorowane elektronicznym systemem monitorująco-rejestrującym, a także powinno posiadać odpowiednią wentylację. Firma której zlecono niszczenie powinna mieć opracowane odpowiednie procedury postępowania podczas niszczenia dokumentacji oraz w sytuacjach kryzysowych, a także musi zatroszczyć się o odpowiednie, ekologiczne zagospodarowanie powstałych ścinków, ich transport i zbyt do papierni. Wszystko to decyduje o tym, że zlecenie niszczenia dokumentacji profesjonalnej firmie jest o wiele bardziej opłacalne aniżeli przeprowadzanie go we własnym zakresie.
Natomiast proces niszczenia danych cyfrowych przeprowadza się w przypadkach wymiany komputerów, na dyskach których były przechowywane ważne dane, wymiany samych dysków oraz likwidacji zbiorów nośników magnetycznych, optycznych lub elektronicznych. Zastosowanie tutaj mają dwie metody, programowa i sprzętowa, z których pierwsza polega na użyciu specjalnej aplikacji do usuwania danych, zaś druga ma zastosowanie w przypadku nośników fizycznie uszkodzonych i polega na usuwaniu danych za pomocą działania silnego pola magnetycznego bezpośrednio na powierzchnię nośnika.
W tym miejscu wypada mi jeszcze zauważyć iż samo sformatowanie magnetycznego nośnika danych nie gwarantuje ich zniszczenia. W takich przypadkach zupełne zniszczenie danych gwarantuje jedynie fizyczne zniszczenie nośnika w tzw. młynie młotkowym.
