Lokal archiwum zakładowego powinien gwarantować zabezpieczenie akt przed zniszczeniem, kradzieżą, pożarem, a jednocześnie umożliwiać swobodny dostęp do akt oraz zapewnić zachowanie tajemnicy służbowej i państwowej...

W związku z tym powinien składać się z pomieszczenia biurowego, w którym koniecznie powinna się znajdować szafa metalowa przeznaczona do przechowywania środków ewidencyjnych archiwum, kserograf i niszczarka papieru, magazynu lub magazynów, pomieszczenia do udostępniania akt oraz składu na makulaturę. Współcześnie dobrze wyposażone archiwum zakładowe powinno dysponować także własną pracownią mikrofilmową.

Wyposażenie magazynu archiwum
Obecnie w magazynach archiwalnych stosuje się regały kompaktowe służące do magazynowania zwartego które pozwala na zaoszczędzenie miejsca sięgające 55 % w stosunku do magazynowania przy użyciu regałów metalowych lub drewnianych; magazynowanie zwarte przy zastosowaniu nowoczesnych systemów pozwala na wykorzystanie nawet 95% procent powierzchni magazynowej. Regały do takiego magazynowania są zaopatrzone w urządzenia przesuwające ręczne lub za pomocą silników elektrycznych, zaś stosowanie ich jest szczególnie korzystne, dzięki bowiem ścisłemu przyleganiu do siebie pozwalają nie tylko na oszczędność powierzchni magazynowej, ale chronią również archiwalia przed kurzem. W przypadku regałów przesuwanych ręcznie jedno przejście wystarczy dla czterech regałów, natomiast w przypadku regałów przesuwanych elektrycznie możliwe jest nawet utrzymywanie jednego przejścia dla dwudziestu pięciu regałów. W magazynie powinna się też znajdować drabinka domowa umożliwiająca poszukiwania akt na wyższych półkach oraz wózek do ich transportu. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284), w pomieszczeniach w których przechowywana jest dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym wskazane jest instalowanie klimatyzacji z filtrami do oczyszczania powietrza, pozwalającej utrzymać temperaturę w granicach 14-20 0 C, z dopuszczalnymi wahaniami dobowymi w granicach 2 0 C, oraz wilgotność względną 45-60 %, z dopuszczalnymi wahaniami dobowymi w granicach 5 %. Wilgotność i temperatura panujące w magazynie archiwalnym powinny być codziennie kontrolowane za pomocą higrometru i termometru, wyniki kontroli zaś rejestrowane. Wysuszanie powietrza przez centralne ogrzewanie można ograniczyć za pomocą nawilżacza.

Zalane archiwum
Natomiast w przypadku zalania archiwum i nadmiaru wilgoci należy jej poziom niwelować przy użyciu specjalnych lamp tzw. promienników podczerwieni. W przypadku zaatakowania przez owady niewielkiej ilości akt należy poddać je dezynsekcji gazem w komorze próżniowej. Obecnie archiwiści mają już do dyspozycji komorę podciśnieniową służącą do suszenia, dezynfekcji, sterylizacji i dezynsekcji akt. Natomiast w przypadku konieczności rozmrożenia lodowych bloków z dokumentami stosuje się komory lifilizacyjne, działające na zasadzie głębokiego zamrażania.

Zagrożenia
Nadmiar wilgoci w magazynie archiwalnym może spowodować nieodwracalne straty. W takich warunkach akta są atakowane przez różnego rodzaju drobnoustroje, które mogą spowodować nawet całkowite zniszczenie akt. Mogą one wówczas zostać zaatako0wane przez pleśń.

Oświetlenie
W świetle cytowanego powyżej rozporządzenia, w pomieszczeniach w których jest przechowywana dokumentacja jako źródło światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV o maksymalnym natężeniu światła rzędu 200 luksów. W magazynie archiwalnym światło słoneczne, pod wpływem którego papier starzeje się, należy eliminować stosując zasłony, żaluzje, specjalnie wytapiane szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.

Lokale archiwów w Europie Zachodniej
W Europie Zachodniej natomiast funkcjonują archiwa przejściowe, które spełniają rolę podobną do archiwów zakładowych, tylko na większą skalę. Współcześnie buduje się tam budynki inteligentne, w których większość procesów jest sterowana komputerowo. Obiekty tego typu spełniają najwyższe wymogi bezpieczeństwa dzięki prawidłowo zainstalowanym i funkcjonującym na ogół bez zarzutu systemom wykrywania i sygnalizacji pożaru, suchego gaszenia, oddymiania pomieszczeń, telewizji przemysłowej i dozorowej, kontroli dostępu do pomieszczeń oraz sygnalizacji włamań i napadów. Natomiast za właściwą eksploatację budynku odpowiadają systemy standardowych i wydzielonych instalacji zasilających, automatyczna wentylacja i klimatyzacja, monitorowanie i analiza mediów, sterowanie oświetleniem, instalacje multimedialne, systemy telekomunikacyjne i telefoniczne oraz systemy teleinformatyczne. Każdy z wymienionych systemów może funkcjonować samodzielnie, jednak uniemożliwiałoby to kompleksowe zarządzanie strukturą całego obiektu. Powyższe rozwiązania technologiczne są już dostępne także w Polsce, na razie jednak niewiele instytucji i przedsiębiorstw może sobie na nie pozwolić.

Źródło wiedzy: "Archiwistyka" Andrzeja Tomczaka, Bohdana Ryszewskiego i Haliny Robótki