Proces mikrofilmowania składa się z kilku etapów. Po podjęciu decyzji o konieczności mikrofilmowania,  należy w ramach przygotowania sprawdzić poprawność paginacji oraz kolejność następowania po sobie stron danej jednostki archiwalnej. Następnie należy sporządzić kartę informacyjną zawierającą tytuł i sygnatury, czas i miejsce wykonania mikrofilmu oraz nazwę archiwum, w którym przechowywany jest oryginał.

W razie konieczności należy też przeprowadzić oczyszczenie i naprawę stron. Kolejnym etapem jest naświetlenie filmu polegające na wykonaniu zdjęcia dokumentu specjalną kamerą. Po nim następuje wywołanie filmu, w trakcie którego film poddawany jest obróbce zapewniającej jakość archiwalną oraz testowany na obecność substancji chemicznych pozostałych po procesie obróbki (wywołanie i utrwalanie). Po dokonaniu obróbki filmu przeprowadza się kontrolę jakości, podczas której sprawdzana jest jego czytelność i kompletność oraz obecność skaz materiałowych. Ostatnim etapem procesu mikrofilmowania jest ewidencja polegająca na sporządzeniu rejestru wykonanych mikrofilmów.

Zalety mikrofilmowania
Materiały archiwalne kopiuje się na mikroformy od lat 30-tych dwudziestego wieku, jest to zatem sprawdzona metoda. Mikroformy znajdują zastosowanie jako kopie zabezpieczające ze względu na stosunkowo dużą trwałość podłoża i łatwość odczytu. W procesie mikrofilmowania nie występują większe problemy technologiczne, dodatkowo istnieją normy dotyczące mikrofilmowania, przetwarzania i przechowywania.  Mikroformy mogą być wytwarzane, kopiowane, i rozprowadzane w ekonomiczny sposób, jak również mogą być skanowane. Ponadto przechowywanie mikrofom nie zajmuje wiele miejsca.

Wady mikrofilmowania
Jednak każdy użytkownik woli zazwyczaj korzystać z oryginału. Natomiast w przypadku, gdy archiwum nie posiada danego filmu, jego sprowadzenie może być czasochłonne. Ponadto każda kolejna kopia traci kontrast, a odbitki mogą być złej jakości. Zmienne parametry mikrofilmowania materiału archiwalnego są trudne do kontrolowania, a stwierdzenie zadowalającej jakości obrazu jest możliwe dopiero po zakończeniu obróbki mikrofilmu. Poza tym strony nieczytelne muszą zostać ponownie zmikrofilmowane. Współcześnie tradycyjne techniki fotograficzne cieszą się też malejącym zainteresowaniem, a to wiąże się z trudniejszym dostępem do  usług serwisowych i wysokimi cenami materiałów, chemikaliów oraz części zamiennych.

Rodzaje mikrofilmów
Obecnie na rynku dostępne są trzy rodzaje mikrofilmów. W celu utworzenia archiwalnych wzorcowych negatywów, które muszą być przechowywane przez czas nieokreślony poza terenem budynku, w ściśle kontrolowanych warunkach, zastosowanie znajdują mikrofilmy srebrowo-żelatynowe. Natomiast film diazo wywoływany metodą amoniakalną, znajdujący zastosowanie jako kopia użytkowa, z której powstaną kolejne, może być wykonany z wzorcowego negatywu na filmie diapozytywowym. Kopie diazo wykonywane są techniką stykową z filmu negatywowego lub pozytywowego. Mikrofilmów diazo nie należy przechowywać razem z materiałami fotograficznymi wykonanymi w technice srebrowo-żelatynowej. Z kolei pozytywy przeznaczone do użytku i rozprowadzania mogą być tworzone na filmie wehikularnym. Jednak ten rodzaj filmu nie jest używany w pracowniach reprograficznych polskich archiwów państwowych.

W tym miejscu dodać należy, że filmy diazo na podłożu poliestrowym  i  wehikularne nie mogą być traktowane jako mikrofilmy zabezpieczające, jeżeli jednak  są przechowywane w odpowiednich warunkach, mogą zachować swoją czytelność 25-100 lat.

Na zakończenie dodam, że większość zaleceń dotyczących przechowywania mediów filmowych można z powodzeniem zastosować do materiałów mikrofilmowych. Jednak mikrofilmy muszą być zawsze przechowywane w warunkach zgodnych z ISO 5466.

Źródło: Zasady postępowania z materiałami archiwalnymi. Ochrona zasobu archiwalnego, wyd. NDAP, Warszawa 2006