W związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróconym okresem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357, dalej „ustawa nowelizująca”), informujemy, że:

Obowiązkowi wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych podlegają podmioty, których prowadzona działalność gospodarcza opiera się na przechowywaniu i udostępnianiu dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych zakładów pracy (art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach <Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.>).

Dlatego też, zakłady pracy przechowujące dokumentację pracowników i byłych pracowników nie mają obowiązku uzyskania wpisu w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych. Przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej przez pracodawcę jest obowiązkiem każdego pracodawcy, wynikającym z art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.) i nie wymaga zgłoszenia.

Biura rachunkowe przechowujące dokumentację osobową i płacową swoich klientów, szkoły wyższe przechowujące dokumentację osobową i płacową swoich pracowników, oraz pozostałe zakłady pracy przechowujące akta osobowe i płacowe pracowników i byłych pracowników, oraz akta pracowników zakładu, którego są następcą prawnym bądź np. pracowników przejętych w związku z art. 23¹ k. p. – nie podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez marszałków poszczególnych województw.

 

Ponadto przypominamy, że zapisy ustawy nowelizującej nie będą miały wpływu na okres przechowywania akt pracowniczych, które obecnie przechowywane są przez archiwa państwowe oraz przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania akt pracowniczych. Okres ten wynosi 50 lat i nie może ulec skróceniu.

Skrócony okres przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej dotyczy wyłącznie dokumentacji wytwarzanej przez funkcjonujące zakłady pracy.

 

 

 

 

 

 

Źródło:  https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4850-komunikat-w-zakresie-obowi%C4%85zku-uzyskania-wpisu-do-rejestru-przechowawc%C3%B3w-akt-osobowych-i-p%C5%82acowych

 

                                                                                                                                  (dostęp z 28.11.2028)