I. w przypadku, gdy jednostka organizacyjna posiada system EZD jako podstawowy lub wspomagający, ale pracownik wykonujący pracę zdalną nie posiada do niego dostępu, bądź w jednostce obowiązuje system papierowy, w związku z zaistniałą sytuacją możliwe jest wykonywanie czynności kancelaryjnych z pomocniczym wykorzystaniem dostępnych narzędzi elektronicznych (np. za pomocą poczty e-mail), pod warunkiem ich późniejszego (tzn. niezwłocznie po przywróceniu standardowych warunków pracy) przeniesienia do systemu papierowego.

Podczas wykorzystywania narzędzi elektronicznych należy jednak pamiętać o zachowaniu odpowiednich procedur, w szczególności zapewniających prowadzenie jednego dla całej jednostki rejestru przesyłek wpływających i wychodzących, a także rejestru pism wewnętrznych. Należy również podjąć działania zapewniające kolejność i unikalność nadawanych znaków spraw.

Oznacza to, że w celu załatwienia danej sprawy możliwe jest przesłanie prowadzącemu sprawę wersji elektronicznej pisma (dokument elektroniczny, skan) oraz prowadzenie sprawy (bądź części sprawy) w sposób elektroniczny, aż do jej zakończenia. Osoby wykonujące pracę zdalną zobowiązane są w takim przypadku do zachowania całości przygotowanej dokumentacji, w tym przede wszystkim wiadomości otrzymanych i wysłanych pocztą elektroniczną, mających istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw (a także odzwierciedlenia przebiegu dekretacji i akceptacji), a następnie, w terminie w którym to będzie możliwe, włączenia ich do akt sprawy wraz z naniesioną ścieżką dekretacji i akceptacji, w sposób właściwy dla danego systemu.

 

II. w przypadku, gdy w jednostce organizacyjnej funkcjonuje system elektronicznego zarządzania dokumentacją, jako podstawowy sposób wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw (dalej zwany EZD), pracownik wykonujący pracę zdalną wszystkie czynności wykonuje w tym systemie.

Przede wszystkim system EZD należy wykorzystywać do:

prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących, rejestru pism wewnętrznych;

prowadzenia spisów spraw;

wykonywania dekretacji;

wykonywania akceptacji, w szczególności poprzez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym;

prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż system EZD;

tworzenia możliwych do zrealizowania w ramach systemu EZD raportów dotyczących przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;

gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw, wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;

rozgłaszania treści pism wewnętrznych (np. zarządzenia, regulaminy, komunikaty).

 

III. w przypadku wykonywania czynności kancelaryjnych oraz dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w systemie papierowym, ale wspomaganym systemem EZD, co do zasady  czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie powinno dokonywać się w postaci nieelektronicznej, jednakże system EZD wykorzystuje się w celu:

prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących;

prowadzenia spisów spraw;

prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz;

przesyłania przesyłek;

 dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia jej treści.

Ponadto w związku z zaistniałą sytuacją wszystkie inne niż ww. czynności można wykonywać również w systemie EZD pod warunkiem ich późniejszego przeniesienia do systemu papierowego.

 

 

 

 

Źródło:

 

https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/5152-post%C4%99powanie-z-dokumentacj%C4%85-w-zwi%C4%85zku-z-wykonywaniem-pracy-zdalnej