Takie pojęcia jak dokument elektroniczny, podpis elektroniczny czy elektroniczny obieg dokumentów są nierozerwalnie związane z pojęciem telepracy. Jednak w przypadku pracy wykonywanej w domu za pomocą komputera i Internetu, należy moim zdaniem odróżnić, używane w polskiej terminologii wymiennie, pojęcie telepracy i pracy zdalnej.
Istnieją bowiem specjalne, angielskojęzyczne portale oferujące telepracę, na których staje się do przetargu, i dopiero po realizacji zlecenia i wystawieniu faktury, co jest oczywiście związane z prowadzeniem własnej działalności, otrzymuje się zapłatę. Wszystko naturalnie odbywa się w języku angielskim, dlatego w tym przypadku jego dobra znajomość jest nieodzowna. Natomiast praca zdalna oznacza pracę na zlecenie, np. pisanie artykułów lub realizację określonych projektów dla konkretnej firmy lub instytucji.
W przypadku telepracy konieczne jest oprogramowanie typu unified messaging, które pozwala na odbiór w jednej skrzynce pocztowej informacji o przychodzących faksach, e-mailach i telefonach, oraz pakiety wspierające pracę grupową. Wskazane jest także oprogramowanie umożliwiające przejmowanie zdalnej kontroli z domu nad komputerami znajdującymi się w biurze. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele narzędzi klasy PIM (Personal Information Manager) ułatwiających zarządzanie informacją. Wspomnieć tutaj należy iż istnieje specjalny, ekologiczny, odporny na zginanie oraz kurz, opracowany przez firmę Xerox papier do drukarek cyfrowych.
Użytkownicy Internetu muszą jednak być świadomi iż przesyłane dane mogą być podglądane przez osoby postronne. W tej sytuacji jedynym rozwiązaniem jest szyfrowanie danych przy pomocy tzw. klucza publicznego, oznaczającego po prostu specjalne algorytmy.
Natomiast sprzęt do zunifikowanej komunikacji TalkWorks PRO pozwala na integrację telefonu i faksu. Dzięki identyfikacji rozmówcy możliwa jest integracja z ACT!-em, programem do zarządzania relacjami z klientem lub Outlookiem, popularnym klientem pocztowym. Wszystkie e-maile, faksy oraz informacje o telefonach mogą być wówczas grupowane i archiwizowane, a następnie odtwarzane na wyświetlaczu. Natomiast zdalny dostęp do sieci biurowej oraz uruchamianie z domu zdalnej aplikacji zapewnia oprogramowanie ReachOut Enterprise.
W tym miejscu należy zwrócić uwagę na pewien problem semantyczny. W polskiej terminologii przyjęło się używać wymiennie sformułowań „dokument elektroniczny” (electronic document) i dokument cyfrowy (digital document). Tymczasem zgodnie z ostatnią definicją pojęcie „dokument elektroniczny” jest używane powszechnie w odniesieniu do praktyki, i ma za zadanie określenie materiałów cyfrowych. W związku z tym ostatnio coraz większego znaczenia nabiera archiwistyka cyfrowa.
W odróżnieniu od telepracy, która obecnie jest już uregulowana przepisami Kodeksu Pracy, praca zdalna może być wykonywana również w ramach przepisów prawa cywilnego tzn. umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy o pracę nakładczą.
Współcześnie istnieje wiele programów komputerowych do obsługi narastającego zasobu w sieci, w związku z czym miejsce udostępniania informacji przestaje być kluczowe, a archiwista zakładowy może spokojnie wykonywać swoją pracę, a przynajmniej jej część, nie wychodząc z domu. Nawiązuje się tutaj do koncepcji „archiwum bez ścian”, która zakłada traktowanie wszystkich zgromadzonych dokumentów jako „wyimaginowanego archiwum wirtualnego”. Także digitalizacja archiwaliów może się odbywać w ramach pracy zdalnej. Niektóre kraje europejskie już od dawna udostępniają swoje materiały archiwalne odpłatnie w sieci. W ramach pracy zdalnej możliwe jest również pisanie sponsorowanych artykułów branżowych o tematyce archiwistycznej.
Źródło wiedzy: http://www.telework.republika.pl
