Obecnie coraz większego znaczenia nabiera archiwistyka cyfrowa. W związku z tym przed archiwistami pojawiły się nowe wyzwania polegające na zastosowaniu nowoczesnych technologii oraz wykorzystaniu nowych materiałów archiwalnych. Współcześnie użytkownik nie jest już zainteresowany miejscem, gdzie informacja może zostać udostępniona, a jedynie sposobem jej uzyskania.

Szeroko pojęta informatyzacja archiwów spowodowała, że archiwista staje się dostawcą - pośrednikiem (brokerem) informacji, który kontaktuje się ze swoim klientem tylko na odległość, a w pewnym sensie nawet futurologiem.

Archiwum elektroniczne oznacza przede wszystkim dostarczanie informacji jako procesu, w którym jest ona coraz bardziej dopasowywana do indywidualnych potrzeb informacyjnych. Dokumenty cyfrowe są płynne, otwarte i dynamiczne; dzięki linkom dokumenty są wzajemnie połączone, co wywołuje interaktywne relacje między piszącym a czytelnikiem i sprawia że dokument staje się hipertekstowym doświadczeniem. Szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. z 2006 r. Nr 2006, poz. 1518). Pliki cyfrowe nie zużywają się także podczas kopiowania.

We współczesnym społeczeństwie informacyjnym nie jesteśmy już przede wszystkim zajęci dostarczaniem atomów lecz bitów. Archiwa w związku z tym odchodzą od dostarczania fizycznych dokumentów na rzecz dawania dostępu do infomacji.

W związku z powyższym należy dążyć do zmiany w sposobie myślenia archiwistów dla których punktem odniesienia winno być już nie tyle archiwum co informacja, a także do przemiany gospodarki zorientowanej na produkcję dóbr w gospodarkę opartą na usługach, dostarczanych także dzięki technologicznym możliwościom, takim jak Internet (experience economy).

Pliki komputerowe do odczytania wymagają zarówno sprzętu (hardware), jak i oprogramowania (software), które często są zaprojektowane dla specyficznych potrzeb jednego producenta i szybko stają się przestarzałe, a zawarte w nich informacje pozostają niedostępne. Odzyskanie danych zakodowanych w przestarzałych formatach plików i zgromadzonych na przestarzałych nośnikach jest bardzo drogie i wymaga znacznych nakładów pracy, jeżeli w ogóle będzie możliwe.

Należy również pamiętać o konieczność stałego odświeżania danych i ich kodowania w plikach o czytelnych formatach. Kwestie z tym związane reguluje Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymogów technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. z 2006 r. Nr 206, poz. 1519).

W celu zapewnienia trwałości danych stosuje się obecnie migrację i emulację. Migracja oznacza przemieszczenie danych z jednej konfiguracji sprzętu i oprogramowania na inną, bardziej współczesną. Emulacja zaś to stworzenie oprogramowania, które będzie symulować przestarzałe formaty kodowania.

Decyzja o wyborze parametrów dla zdjęć cyfrowych powinna uwzględniać naturę materiałów źródłowych (kolorowe, czarno-białe lub skala szarości) oraz dalsze ich wykorzystanie (kto będzie je analizował i do jakich celów). Jakość i użyteczność jakiegokolwiek obrazu zależy od technologii wykonywania zdjęć i sposobów ich prezentacji. Ostatnio pojawiły się na rynku programy komputerowe do obsługi archiwum zakładowego, które posiadają specjalne moduły do profesjonalnego podglądu skanów. Godnym polecenia jest tutaj program „Archiwum zakładowe” firmy Arisco.

Przydatność takiego obrazu, nawet tylko do celów informacyjnych, może zostać poważnie ograniczona przez monitor o małej rozdzielczości, na którym zostanie wyświetlony. Obecnie trwają już prace nad kontrolą jakości i różnorodności monitorów komputerowych, dotąd jednak brak kontroli nad mechanizmami wyświetlania, a to stanowi jedno z najsłabszych ogniw w łańcuchu cyfrowego przekazu.

Minister Kultury i Dziedzictwa narodowego powołał Decyzją nr 12 z 24 kwietnia 2006 r. Zespół do spraw digitalizacji, do którego zakresu działania należy m. in. wypracowanie jednolitej strategii digitalizacji dziedzictwa i dorobku kulturowego w Polsce, bez względu na jego status prawny i miejsce przechowywania. Powołanie Zespołu wyprzedza Zalecenie Komisji Unii Europejskiej z 24 sierpnia 2006 r. w sprawie digitalizacji i udostępnienia w Internecie dorobku kulturowego oraz w sprawie ochrony zasobów cyfrowych.

W tym miejscu należy dodać, że już w 2002 r. w Archiwum Akt Dawnych powołano zespół problemowy „Archiwa elektroniczne”, poprzedzony powołaniem w 1970 r. przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych zespołu problemowego „Informatyka i archiwa”.

Źródło wiedzy: Eric Ketelaar, Being Digital in People’s Archives – „Cyfrowe życie” w archiwum dla ludzi
Abby Smith, Dlaczego przekształcać na postać cyfrową?