Merytoryczne opracowanie nagrań polega na ich segregacji, systematyzacji i opracowaniu pomocy ewidencyjno-informacyjnych, natomiast opracowanie od strony technicznej obejmuje wykonanie kopii użytkowej, doklejenie taśm rozbiegowych, wgranie znaków własnościowych instytucji przechowującej zbiory itp.

W odniesieniu do materiałów dźwiękowych podstawową jednostką ewidencji jest jedno nagranie, które oznacza utrwalony na nośniku dźwięku zapis informacji dotyczących konkretnej osoby, określonego wydarzenia lub zjawiska, powstały w wyniku działalności jednego twórcy. Nagranie stanowić może zarówno część jednostki fizycznej (płyty lub taśmy), jak i jednej lub więcej jednostek fizycznych (płyt, krążków taśmy).
Przystępując do opracowania merytorycznego materiałów dźwiękowych przeprowadzamy najpierw porządkowanie, które oznacza segregację na jednostki fizyczne składające się na jedno nagranie. Natomiast w ramach jednego nagrania należy ustalić kolejność poszczególnych jednostek fizycznych oraz przeprowadzić selekcję wariantów i duplikatów.

Następnie należy sporządzić pomoce ewidencyjno-informacyjne, lub wprowadzić zgromadzone w trakcie przesłuchania oraz dostarczone przez producenta nośnika i realizatorów dźwięku dane dotyczące opracowanego materiału do komputerowego systemu informacji. Koperty i etykiety płyt mogą również dostarczyć wiele ciekawych informacji, takich jak tytuły nagrań, nazwiska autorów, realizatorów i wykonawców oraz data i czas nagrania.

Przykładowy record komputerowy powinien składać się z pól zawierających następujące dane:
• sygnatura;
• pochodzenie (nazwa instytucji przekazującej, dar, zakup, itd.);
• tytuł nagrania;
• opis treści i formy (streszczenie);
• data zapisu;
• nazwiska autorów, realizatorów i wykonawców;
• indeks nazw geograficznych;
• czas nagrania;
• dane fonograficzne i techniczne (rodzaj nośnika, prędkość przesuwu taśmy lub ilość obr./min., ilość jednostek fizycznych);
• rodzaj zapisu (mono, stereo, jednoślad, wieloślad);
• uwagi (dotyczące stanu technicznego, wykonanych kopii, itp.).

Natomiast w odniesieniu do filmów podstawową jednostką inwentarzową może być zarówno tytuł, temat, jak i kronika. Jednostką archiwalną w tym wypadku będzie odrębnie opakowany odcinek taśmy filmowej (akt) składający się na całość jednostki inwentarzowej wraz z „materiałami wyjściowymi”.

Opracowanie materiałów filmowych również należy rozpocząć od segregacji i systematyzacji zmierzającej do wyodrębnienia i ustalenia kolejności jednostek archiwalnych (fizycznych) w obrębie jednostki inwentarzowej filmu. Następnie należy skompletować wszystkie kopie filmu obejmujące zarówno „materiały wyjściowe”, jak i taśmy eksploatacyjne. Ostatnią czynnością opracowania jest wprowadzenie danych zebranych w trakcie projekcji materiału oraz zawartych w dokumentacji powstającej podczas realizacji filmu do systemu informacji o zbiorach.

Obecnie, w związku z archiwistyką cyfrową, zaobserwować można odchodzenie od opracowywania tradycyjnych środków ewidencyjnych takich jak katalogi, indeksy i inwentarze, w kierunku komputerowych baz danych.

Przykładowy record powinien w tym wypadku uwzględniać:
• sygnaturę;
• pochodzenie (nazwa instytucji przekazującej, dar, zakup, itp.);
• tytuł filmu;
• opis treści i formy (streszczenie);
• datę realizacji;
• nazwiska autorów, realizatorów i wykonawców;
• indeks nazw geograficznych;
• nośnik (NO, NT, DNO, DNT, KWz, Kek);
• czas;
• dane techniczne (szerokość taśmy filmowej, ilość jednostek fizycznych, metraż, kolor);
• dźwięk (mono, stereo, magnetyczny, optyczny, niemy);
• uwagi (dotyczące stanu technicznego, wykonanych kopii, itd.).

Nośniki magnetyczne należy przechowywać na obojętnych magnetycznie regałach (np. z tworzyw sztucznych) w temperaturze 18-200 C i wilgotności względnej 40-45%. Natomiast taśmy filmowe czarno-białe powinny być przechowywane w temperaturze 120 C, a barwne 0-50 C, i wilgotności względnej 35%.

Żródło: Krzysztof Pątek, Dokumentacja audiowizualna