Cyfrowa archiwizacja danych jest ważnym zadaniem referatu B2 w Bundesarchiv. Najstarsze dane pochodzą z lat 70-tych i mogą być jeszcze obecnie przetwarzane. W związku z odchodzeniem urzędów związkowych od tradycyjnych form zarządzania związanych z dokumentacją papierową i zmierzania w kierunku elektronicznego procesu obróbki danych, Bundesarchiv musi być gotowe na przyjęcie dużej ilości dokumentów elektronicznych.

Poza tym istnieje duże zapotrzebowanie na realizację systemu archiwum cyfrowego, ponieważ już w lutym 2006 roku nastąpiły wydzielenia i zapowiadane są dalsze. Związane z tym trudności polegają na prekursorskim charakterze zadań i wprowadzeniu prawnie usankcjonowanego, elastycznego systemu, który sprosta funkcjonalnym wymaganiom Bundesarchiv i jednocześnie będzie ekonomiczny. Szczególnie ważne jest wypracowanie wspólnej strategii działania między urzędami związkowymi a Bundesarchiv.

Przyszły system „Archiwum cyfrowe” powinien zapewnić długotrwałą ochronę i użytkowanie dokumentów elektronicznych i innych elektronicznych zasobów urzędów, które zostaną wytworzone w procesie obróbki. System powinien gwarantować także długotrwałe zabezpieczenie i autoryzację przekazanych cyfrowych załączników. Pierwszym krokiem będzie tutaj utworzenie modelowego przedsiębiorstwa w celu przetestowania pełnego cyklu procesu. Doświadczenia zdobyte podczas tej pilotażowej fazy pozwolą sformułować szczegółowy katalog wymogów, które powinien spełniać przyszły system.

W roku 2006 udało się Bundesarchiv w ciągu dwóch miesięcy uruchomić system pilotażowy i przetestować za pomocą rzeczywistych danych całościowo system, co pomogło z jednej strony sprawdzić i polepszyć standardowe wymogi, jakie musi spełniać, a z drugiej pozwoliło zebrać doświadczenia umożliwiające opracowanie wstępnej, technicznej koncepcji.
Następujące dwa projekty zostały zrealizowane podczas fazy pilotażowej:

Dokumenty elektroniczne pochodziły z systemu obróbki danych danego urzędu. Informacje o dokumentach nie były jednak zapisane w standardzie zgodnym z XML. Jako format danych wybrano format archiwizacji „TIFF”.
Za pomocą elektronicznej spuścizny systemu zarządzania dokumentami zasymulowano urząd. Dane były w prostej strukturze danych (CSV-Format) do dyspozycji. W tym celu wstępnie użyto standardowego narzędzia jakim jest arkusz kalkulacyjny Excel. Dokumenty i dane były równocześnie zapisywane w standardzie archiwizacyjnym „TIFF”.

Dzięki dużej pojemności pamięci przeniesiono na nośnikach danych zasoby do Bundesarchiv. Podczas testowania transmisja danych i komunikacja z urzędem były symulowane za pomocą standardowych protokołów, takich jak FTP. Pierwszym krokiem było wysłanie za pomocą e-mail spisu ofert do systemu pilotażowego, przez co zainicjonowano proces dalszej obróbki wprowadzonych danych. Następnie sprawdzono klucz rejestracji oraz syntaktyczną poprawność danych, zawiadomiono dany urząd o pomyślnym wprowadzeniu danych, i przygotowano je do fachowej oceny. Po przedstawieniu oceny dokonanej przez kompetentny referat odesłano spis ocen do symulowanego urzędu. Za pomocą tego spisu możliwe było rozpoznanie przewidzianych do wydzielenia cyfrowych dokumentów. W dalszej części procesu archiwizacji zapisano, po sprawdzeniu wprowadzania danych, dane wyjściowe w standardzie zgodnym z ich strukturą, oraz automatycznie uzupełniono techniczne informacje konieczne do długoterminowego zabezpieczenia danych. Po zabezpieczeniu jakości opracowanych danych, ustrukturyzowano je w logiczne jednostki archiwizacyjne, zaopatrzono w jednoznaczny identyfikator i przekazano do pamięci stałej. W celu użytkowania i zarządzania zarchiwizowanymi dokumentami wybrane informacje umieszczono w bazie danych Oracle.

Proces archiwizacji został tym samym zakończony. Dane są dostępne na stronie internetowej, co wobec coraz powszechniejszego zastosowania administracji elektronicznej, nie jest bez znaczenia.

W dobie zakrojonej na szeroką skalę informatyzacji, strategia digitalizacji w Bundesarchiv może służyć za wzór polskim archiwistom.

Źródło: www.budesarchiv.de